11 conseils pour organiser un daily standup efficace à distance

Le daily standup est la réunion la plus importante pour une équipe, car elle permet de réajuster la planification quotidiennement et de traiter les problèmes dès qu’ils surviennent. C’est également un excellent moyen de garder tout le monde sur la même longueur d’onde, engagé et impliqué dans le processus.

Cependant, en configuration à distance, de nombreuses équipes peinent à maintenir l’habitude de se réunir quotidiennement. Cela devient encore plus compliqué lorsque l’équipe est répartie sur plusieurs fuseaux horaires. Mais, reconnaissons-le, le travail à distance est désormais une réalité incontournable. Beaucoup de gens optent pour le télétravail permanent et de nombreuses entreprises réduisent leurs espaces de bureaux. Alors, comment s’assurer que le daily standup est bien fait et remplit son objectif avec une équipe distante ? Voici quelques conseils pour vous aider.

1. Caméras allumées, micros éteints

Certes, il peut y avoir des situations où une personne ne peut pas allumer sa caméra, par exemple en raison d’une faible bande passante ou parce qu’elle allaite. Cependant, la règle générale devrait être que les caméras restent allumées tout le temps. Ce n’est que 15 minutes, et cela fait partie du travail. Normalement, vous seriez au bureau, habillé et debout devant vos collègues. Probablement, vous ne porteriez pas un masque d’argile ou un t-shirt taché, alors faites un effort et préparez-vous à apparaître à la caméra pour le standup (le pantalon est facultatif).

Ne pas voir ses collègues donne une impression de déconnexion et de désengagement, alors qu’un simple hochement de tête peut énormément aider à renforcer la motivation.

Quant aux micros, c’est l’inverse : nous ne pouvons malheureusement pas toujours contrôler les bruits autour de nous. En tant que propriétaire d’un petit chien qui respire comme Dark Vador, je me mets toujours en sourdine quand je ne parle pas. Il est tout à fait acceptable de demander aux participants de couper leur micro (ou de le faire pour eux – certains outils comme Zoom le permettent), car ils ne se rendent pas toujours compte de l’impact des bruits de leur environnement sur les autres participants.

2. Tout le monde doit prendre la parole

Suivez le protocole classique du standup : chacun explique ce sur quoi il a travaillé hier, ce qu’il prévoit de faire aujourd’hui et les blocages auxquels il est confronté. La personne qui parle nomme la suivante, ou le facilitateur peut faire un tour de table et interroger chaque participant à tour de rôle.

Certaines personnes sont plus loquaces que d’autres, et parfois vos collègues peuvent hésiter à mentionner un problème auquel ils font face. En étant physiquement réunis, les choses sont plus simples – vous pouvez remarquer des indices non verbaux et les inviter à parler, ou ils peuvent s’adresser à un collègue en tête-à-tête après le standup. En télétravail, ces opportunités sont moindres, donc vous devez vous assurer que chaque membre de l’équipe est invité à s’exprimer et encouragé à partager les problèmes qu’il rencontre.

3. Faites tourner la facilitation

Les daily standups peuvent devenir monotones lorsqu’ils se déroulent toujours de la même manière. Introduisez un peu de dynamisme en faisant tourner les facilitateurs. Cela apportera une nouvelle énergie, et l’équipe pourra expérimenter différents styles de facilitation. Certains fonctionneront mieux que d’autres, mais cela offrira de nombreuses opportunités pour apprendre ce qui marche ou non.

Une autre option est de faire un standup sans facilitateur. Chaque participant désigne la personne suivante, et le dernier nomme celui qui commencera le prochain standup. Cela fonctionne bien pour les équipes matures, car un autre rôle du facilitateur est de s’assurer que les problèmes sont traités. Tant que l’équipe peut gérer cela collectivement, cette méthode peut être une bonne alternative.

4. Adaptez-vous aux fuseaux horaires

Nous savons tous qu’un standup est idéalement la première réunion de la journée (ou, au moins, la dernière). Il est plus facile de récapituler ce que vous avez fait la veille et de planifier ce que vous ferez aujourd’hui.

Avec des fuseaux horaires, cela devient plus complexe. Parfois, le seul créneau qui convient à tout le monde tombe en milieu de journée ou, pire, tard le soir ou tôt le matin. J’ai vu des équipes organiser deux standups différents (le Product Owner interagissant avec différentes parties de l’équipe à des horaires différents). C’est une très mauvaise pratique. L’objectif principal est de maintenir la connexion au sein de l’équipe, et le Product Owner ne devrait pas servir de pont.

Adaptez l’horaire pour convenir à tout le monde et ajustez les questions de manière pertinente : au lieu de « Qu’avez-vous fait hier ? », demandez « Qu’avez-vous fait depuis le dernier standup ? ». Si aucun horaire ne convient à tous, envisagez une rotation des créneaux horaires pour équilibrer les désagréments. Toutefois, si cela devient trop contraignant, il pourrait être temps de reconfigurer ou de scinder l’équipe.

5. Utilisez le même lien pour chaque réunion

Cela semble évident, mais de nombreuses réunions sont manquées parce qu’un lien d’invitation a été oublié, mal mis à jour, ou supprimé accidentellement. Créez un lien unique (via Zoom, Teams ou tout autre outil que vous utilisez), et conservez-le dans une ressource partagée accessible à tous les membres de l’équipe. Plus c’est simple, moins il y aura d’erreurs.

6. Regardez le backlog

Les tableaux blancs remplis de post-it sont désormais remplacés par des outils numériques. Cependant, de nombreuses personnes pensent mieux visuellement. Partagez donc votre écran avec Jira, Trello ou tout autre outil que vous utilisez quotidiennement, et référez-vous à celui-ci lorsque vous discutez des tâches terminées et à venir.

Attention toutefois à ne pas transformer le standup en une discussion exhaustive sur les tickets. L’objectif principal reste d’aligner les priorités à court terme et de résoudre les problèmes rapidement.

7. Pour les équipes mixtes, simulez une configuration entièrement distante

Si au moins un membre de l'équipe participe à distance, adoptez une approche où tout le monde agit comme s'ils étaient également à distance. Cela signifie que chaque membre rejoint le standup depuis son ordinateur, même s'ils sont physiquement dans la même salle. Assurez-vous que tous les micros et haut-parleurs, à l'exception de celui de la personne qui parle, soient désactivés pour éviter les échos.

Quand une partie de l'équipe est réunie dans une salle et que les autres sont à distance, les personnes présentes ont tendance à se parler entre elles et à ignorer leurs collègues distants. En demandant à tout le monde d'être sur caméra, vous évitez ce problème, et les membres distants se sentent plus inclus dans la conversation.

8. Partagez des mises à jour si vous manquez un standup

Il est primordial de ne pas manquer les standups. Toutefois, des imprévus familiaux, des oublis d'alarme ou des rendez-vous médicaux peuvent survenir. Dans un environnement de bureau, les mises à jour se font naturellement en voyant ses collègues. Mais en configuration virtuelle, il est facile d'oublier un collègue absent pendant plusieurs jours.

Établissez des règles claires pour partager les mises à jour en cas d'absence. Une pratique courante est de demander à ceux qui manquent un standup de résumer leurs mises à jour dans le même format (ce qu'ils ont fait hier, ce qu'ils feront aujourd'hui, et les obstacles) et de les poster sur un canal d'équipe, comme #standup sur Slack. Adaptez cette règle en fonction de vos outils et préférences, mais assurez-vous que les absences ne créent pas de déconnexion au sein de l'équipe.

9. Utilisez un icebreaker

Lorsque les standups deviennent monotones, les participants risquent de les trouver inutiles ou ennuyeux. Sans transformer le standup en un show comique, introduire des éléments fun peut dynamiser l'équipe. Un icebreaker rapide de 2-3 minutes en début de réunion peut être une excellente idée. Vous pouvez faire tourner la responsabilité de l'animation parmi les membres de l'équipe.

Quelques idées d'icebreakers :

• Blague du jour : veillez à établir des règles, comme éviter la politique ou les propos inappropriés.

• Ce que j'ai appris aujourd'hui : partagez une information ou une anecdote intéressante.

• Inspiration du jour : un membre partage une citation ou une histoire motivante.

• Astuce personnelle : une idée pratique que les autres pourraient adopter.

• Recommandations culturelles : un livre, un podcast, une série ou un film à découvrir.

10. Créez des actions concrètes

Le standup ne doit pas être un simple échange de statuts, mais une opportunité pour résoudre les problèmes rapidement. Chaque fois qu'un problème est soulevé, veillez à ce qu'une action soit prise, même si elle ne peut pas être résolue immédiatement. Les actions possibles incluent :

• Ajouter un élément au backlog.

• Planifier un appel ou envoyer un e-mail.

• Attribuer un responsable à une tâche.

• Envoyer un message rapide au stakeholder concerné.

11. Jouez avec les arrière-plans virtuels

Pour ajouter un peu de fun, profitez des fonctionnalités d’arrière-plans virtuels disponibles sur de nombreuses plateformes. Si tous les membres de l'équipe ont accès à cette fonction (pas de limitation de bande passante ou de matériel obsolète), vous pouvez organiser des sessions thématiques. Par exemple, les vendredis, chacun choisit le fond d’écran le plus drôle qu’il trouve, ou bien coordonnez vos arrière-plans pour une photo d'équipe amusante.

Ces moments ne doivent pas distraire de l'objectif principal du standup, mais un peu d'humour contribue à améliorer la cohésion de l'équipe et à rendre les standups plus attendus.