11 Consigli per Conduzione di un Daily Standup Efficace da Remoto

Il daily standup è l'incontro più importante per il team, poiché consente di affinare quotidianamente la pianificazione e affrontare immediatamente i problemi appena emergono. È anche un ottimo modo per mantenere tutti aggiornati, coinvolti e partecipi nel processo.

Tuttavia, con il lavoro da remoto, molti team faticano a mantenere l'abitudine di incontrarsi quotidianamente. La sfida diventa ancora più grande quando il team include membri in fusi orari diversi. Ma affrontiamo la realtà: il lavoro da remoto è diventato la nuova normalità. Molte persone lavorano completamente da remoto e molte aziende stanno ridimensionando gli spazi in ufficio. Come puoi quindi assicurarti che il daily standup venga svolto correttamente e raggiunga i suoi obiettivi in un team remoto? Ecco alcuni suggerimenti.

1. Telecamere accese, microfoni spenti

Sì, ci sono situazioni in cui qualcuno potrebbe non riuscire a usare la telecamera, ad esempio per problemi di banda o per impegni personali, come allattare un bambino. Tuttavia, la regola generale dovrebbe essere quella di tenere la telecamera accesa. Sono solo 15 minuti, ed è parte del lavoro. Normalmente, in ufficio saresti vestito e in piedi davanti ad altre persone, quindi fai uno sforzo per prepararti ad apparire in video durante il daily standup (i pantaloni sono opzionali).

Non vedere gli altri può far sentire le persone disconnesse e poco coinvolte, mentre un semplice cenno del capo di un collega può fare una grande differenza, aiutando a migliorare la motivazione.

I microfoni, invece, dovrebbero essere spenti quando non si parla, poiché spesso non possiamo controllare i rumori di fondo. Come proprietaria di un cane piccolo ma rumoroso come Darth Vader, tengo sempre il microfono disattivato quando non parlo. È perfettamente accettabile chiedere di silenziare i microfoni (o farlo per loro - alcune piattaforme come Zoom lo consentono), poiché chi partecipa potrebbe non rendersi conto di quanto i rumori ambientali possano disturbare gli altri.

2. Tutti devono intervenire

Segui il protocollo classico del daily standup: ogni partecipante spiega cosa ha fatto ieri, cosa prevede di fare oggi e quali ostacoli sta affrontando. La persona che parla nomina la successiva, oppure il facilitatore può seguire un ordine prestabilito e invitare ogni partecipante a turno.

Alcune persone sono più loquaci di altre, e alcuni membri del team potrebbero esitare a esprimere i problemi che stanno affrontando. In presenza, è più facile notare indizi non verbali e invitarli a parlare, oppure potrebbero discutere di un problema uno a uno dopo lo standup. In un contesto remoto, queste opportunità sono meno frequenti, quindi assicurati che tutti abbiano la possibilità di parlare e siano incoraggiati a condividere i problemi.

3. Ruota la facilitazione

Gli standup possono diventare monotoni se condotti sempre nello stesso modo. Cambiare facilitatori può portare nuova energia e il team avrà l'opportunità di sperimentare stili diversi di standup. Probabilmente non tutto funzionerà, e alcuni facilitatori saranno più bravi di altri, ma sarà un'ottima occasione per imparare cosa funziona meglio.

Un'altra opzione è condurre lo standup senza un facilitatore. Ogni persona nomina chi parlerà dopo di lei, e l'ultima indica chi inizierà il prossimo standup. Questo approccio funziona con team maturi, a patto che siano in grado di affrontare collettivamente i problemi emersi.

4. Adatta l'orario ai fusi orari

Siamo abituati all'idea che lo standup debba essere il primo incontro della giornata (o l'ultimo). Tuttavia, con i fusi orari, trovare un orario adatto a tutti può essere difficile. A volte l'unico momento possibile è nel mezzo della giornata o, peggio, tardi la sera o presto la mattina.

Ad esempio, cambiare le domande in "cosa hai fatto dall'ultimo standup?" invece di "cosa hai fatto ieri?" può semplificare le cose. Se non è possibile trovare un orario accettabile per tutti, potrebbe essere il caso di considerare una riorganizzazione del team o una rotazione degli orari per condividere il disagio.

5. Usa lo stesso link ogni volta

Potrebbe sembrare banale, ma avere un unico link ricorrente per gli standup evita errori come inviti dimenticati o link errati. Salva il link in una risorsa condivisa accessibile a tutto il team per semplificare il processo.

6. Guarda il backlog

I vecchi whiteboard con i post-it sono ormai un ricordo del passato, ma molti preferiscono riferimenti visivi. Condividi lo schermo con il backlog nel tuo strumento (Jira, Trello, ecc.) per visualizzare lavori completati e attività future. Evita però di trasformare lo standup in una revisione di ticket; l'obiettivo principale è allinearsi sulle priorità a breve termine e affrontare eventuali problemi.

7. Per team misti, comportati come se tutti fossero remoti

Se almeno un membro del team partecipa da remoto, fai lo standup come se tutto il team fosse remoto. Questo significa che ogni persona si collega dal proprio dispositivo, anche se si trovano nella stessa stanza, per garantire equità e inclusività.

8. Condividi aggiornamenti se perdi uno standup

Gli standup non dovrebbero essere persi, punto. Ma a volte, emergenze familiari, sveglie dimenticate o appuntamenti dal dentista possono capitare. In ufficio, ci si scambia aggiornamenti in modo naturale quando ci si incontra, ma nel lavoro remoto è facile dimenticarsi di un collega assente per qualche giorno.

Stabilisci delle norme per il team riguardo agli standup persi. Ad esempio: "Se perdi lo standup, riassumi i tuoi aggiornamenti nello stesso formato usato nello standup (cosa hai fatto ieri, cosa farai oggi e quali sono i blocchi) e postali su Slack nel canale del team non appena torni al lavoro." Puoi adattare questa regola al tuo strumento preferito, ma è fondamentale mantenere la comunicazione fluida.

9. Usa un icebreaker

Quando gli standup diventano noiosi o perdono di valore, le persone tendono a evitarli. Non serve trasformarli in una sessione di cabaret, ma aggiungere un tocco di divertimento può aiutare. Un rapido icebreaker per iniziare lo standup può essere un’idea interessante. Puoi cambiare attività settimanalmente o mensilmente, nominando a rotazione chi proporrà l’attività successiva.

Dato che lo standup dura solo 15 minuti, limita l’icebreaker a 2-3 minuti. Ecco alcune idee:

• Barzelletta del giorno (stabilisci regole, ad esempio niente politica o linguaggio volgare).

• Oggi ho imparato (condividi un fatto curioso o interessante).

• Ispirazione del giorno (una citazione o una storia che ispiri).

• Lifehack personale (un consiglio pratico per la vita quotidiana).

• Consigli di lettura/film/podcast/serie.

10. Genera azioni concrete

Gli standup servono a risolvere problemi, non solo a fornire aggiornamenti di stato. Ogni volta che emerge un problema, assicurati che si faccia qualcosa al riguardo. Non è necessario risolverlo immediatamente, ma bisogna stabilire un’azione chiara.

Ecco alcuni esempi di azioni:

• Aggiungere un elemento al backlog.

• Concordare di pianificare una riunione separata o inviare un’email.

• Assegnare un responsabile.

• Inviare una nota o un messaggio rapido alla persona giusta.

11. Divertiti con gli sfondi virtuali

Parlando di divertimento, molte piattaforme offrono la possibilità di usare sfondi virtuali. Se tutti nel team hanno accesso a questa funzione, potresti organizzare un’attività tematica con gli sfondi. Ad esempio, il venerdì tutti mettono lo sfondo più divertente che trovano, oppure si coordinano con sfondi simili per scattare una foto di gruppo il mercoledì.

Queste attività non devono rubare troppo tempo o distrarre dagli obiettivi principali dello standup, ma qualche risata può migliorare la coesione del team e rendere gli standup più entusiasmanti.

Con questi consigli, puoi rendere i tuoi daily standup remoti più efficaci, coinvolgenti e utili per il team. Ricorda, lo scopo principale è sempre mantenere il team allineato, affrontare i problemi tempestivamente e promuovere la collaborazione, anche a distanza.