リモートで効果的な日常業務に取り組むための11のヒント

デイリースタンドアップは、チームにとって最も重要な会議です。 毎日の計画を洗練し、問題が発生した際にすぐに対処できるようにするためです。また、全員が同じ方向を向き、プロセスに関与していることを確認する素晴らしい方法でもあります。

しかし、リモート環境では、毎日会う習慣を維持するのに苦労しているチームが多いのが現実です。特に、チームメンバーが異なるタイムゾーンにいる場合、この習慣を維持するのはさらに難しくなります。しかし、リモートワークは新しい現実となりました。多くの人が完全リモートワークに移行し、企業もオフィススペースを縮小しています。では、リモートチームでデイリースタンドアップを適切に実施し、その目的を達成するにはどうすればよいのでしょうか？以下にいくつかのヒントをご紹介します。

1. カメラオン、マイクオフ

特定の状況ではカメラをオンにできない場合もあります。たとえば、ネット回線の帯域幅が低い場合や、授乳中である場合です。しかし、基本ルールとして、カメラは常にオンにするべきです。たった15分間のことですし、それも仕事の一環です。通常、オフィスでは服装を整え、他の人の前に立つことになるでしょう。クレイマスクをしていたり、汚れたTシャツを着たりすることはおそらくないでしょうから、スタンドアップのためにカメラに映る準備をしてください（パンツは任意です）。

他の人が見えないと、孤立感や関与していない感覚を抱きがちですが、同僚の簡単なうなずきでも大きな効果があります。モチベーションを高めるのに非常に役立ちます。

マイクは逆です。周囲のノイズを完全に制御することはできません。私の小型犬はダース・ベイダーのように息をするので、話していないときは必ず自分のマイクをミュートにします。参加者にマイクをミュートするよう依頼する（またはZoomなどのツールでミュートにする）ことは、完全に許容されます。彼らは自分の環境音が通話中の他の人にどのように影響を与えているか気づいていない場合があるからです。

2. 全員が発言する

スタンドアップの基本プロトコルに従ってください。全員が、昨日取り組んだこと、今日取り組む予定のこと、直面している課題を述べます。発言者が次の人を指名するか、ファシリテーターが順番に各参加者に話を振る形式が良いでしょう。

ここで注意点ですが、話し好きな人とそうでない人がいます。また、チームメンバーが直面している問題を躊躇して持ち出さないこともあります。同じ場所にいる場合は、非言語的なヒントに気付き、話を振ることができますし、スタンドアップ後に1対1で助けを求めることもできます。しかし、リモート環境ではそのような機会が少ないため、全員が発言し、問題を共有するよう促すことが重要です。

3. ファシリテーターを交代する

同じ形式でスタンドアップを続けていると、飽きてしまうことがあります。そこで、ファシリテーターを交代してみてはいかがでしょうか？新しいエネルギーが生まれ、チームはさまざまなスタンドアップスタイルを経験できます。すべてがうまくいくわけではなく、一部のファシリテーターが他よりも優れているかもしれませんが、何が効果的で何がそうでないかを学ぶ素晴らしい機会になります。

もう1つの方法として、ファシリテーターを置かずにスタンドアップを行うこともあります。それぞれの人が次の人を指名し、最後の人が次回のスタンドアップで話し始める人を指名する形式です。これは成熟したチームに適しており、ファシリテーターの役割が問題を解決することである限り、チームがそれを集団で行うことができるなら、ファシリテーターなしのスタンドアップも試す価値があります。

4. タイムゾーンに配慮する

スタンドアップは通常、1日の最初の会議（または最後の会議）とするのが理想的です。1日を2つに分けたくない場合や、昨日や今日行ったことを振り返り、今日や明日の予定をまとめるのが簡単だからです。

しかし、タイムゾーンが絡むと話は複雑になります。全員にとって都合が良い時間が日中の中間、または夜遅くや早朝になることがよくあります。一部のチームは、スタンドアップを2回行い（POが異なる時間帯でチームの各部分とやり取りすることで、変則的な勤務時間を避ける）、問題を解決しようとしますが、私はこれは非常に悪い慣行だと思います。チームがつながっていることが最も重要であり、POに橋渡し役を頼るべきではありません。

チーム全員のスケジュールに合わせて時間を調整しましょう。そして、質問を「昨日何をしましたか？」から「前回のスタンドアップ以降、何をしましたか？」に変えれば問題ありません。

もし、どの時間帯も全員にとって最悪である場合（例えば、東京と東海岸の両方にとって都合の良い時間を見つけるのはほぼ不可能！）、スロットをローテーションする方法を検討するのも一案です。つまり、異なる日にはチームの異なる部分が負担を分担します。ただし、これは長期的には持続可能ではないため、チームを分割または再編成することを検討する価値があるかもしれません。

また、シフト制の勤務時間という選択肢もありますが、私はこれを推奨しません。健康的であるとは思えないからです。

5. 毎回同じリンクを使う

このアドバイスは単純に聞こえるかもしれませんが、招待を送るのを忘れたり、リンクを更新し忘れたり、誤って削除してしまったりすることで、スタンドアップを逃すケースを何度も目撃してきました。Zoom、Teams、または使用している他のツール用のリンクを1つ作成し、それをすべてのチームメンバーがアクセスできる共有リソースに保存しておきましょう。シンプルにすればするほど、誰も忘れたり混乱したりする可能性が低くなります。

6. バックログを参照する

付箋を貼ったホワイトボードを囲む時代は過ぎ去りましたが、多くの人はビジュアル思考型であり、視覚的な参照が必要です。Jira、Trello、または日常的に使用している他のツールを共有画面で表示し、完了した作業ややるべき作業について話し合う際に参照してください。

ただし、スタンドアップがチケットの完了・未完了の議論になるべきではないことに注意してください。主な目的は、短期的な優先事項についてチームを一致させ、ブロッカーや問題をタイムリーに解決することです。

7. ハイブリッドチームでは全員がリモートであるかのように振る舞う

チームメンバーの中に1人でもリモート参加者がいる場合、全員がリモートであるかのようにスタンドアップを行いましょう。これは、たとえ同じ部屋にいる場合でも、各メンバーが自分のコンピュータから参加することを意味します（エコーを防ぐためにマイクをミュートし、スピーカーをオフにするのを忘れないでください）。発言する人だけがマイクと音声をオンにします。

一部のチームが会議室に集まると、互いに話し合い、リモートの同僚を無視したり、集中力を失ったりしがちです。全員がカメラに映っている場合、そのようなことが起こりにくくなり、リモートチームメンバーも会話をより明確に聞くことができます。

8. スタンドアップを欠席した場合は更新を共有する

スタンドアップを欠席することは基本的に許されません。しかし、家族の緊急事態や目覚まし時計のセットミス、歯医者の予約など、誰にでも事情があります。オフィス環境では、自然と同僚とつながり、更新情報が共有されることが多いですが、リモート環境では、数日間同僚の話を聞いていないことを忘れがちです。

そのため、スタンドアップを欠席した場合のルールをチームで設定することが重要です。一般的なルールとしては、「スタンドアップを欠席した場合、戻ってきたときに、スタンドアップで話すのと同じ形式（昨日やったこと、今日やること、ブロッカー）でSlackの#team-channelに要約を投稿する」 というものがあります。この形式を調整することはもちろん可能ですが、重要なのはチームが更新を共有することです。

9. アイスブレイクを取り入れる

スタンドアップに価値を見出せなかったり、退屈になりすぎたりすると、参加者が減少することがあります。スタンドアップをコメディショーにする必要はありません（ダジャレではありません！）が、少しの楽しい要素を追加するのは良いアイデアです。

スタンドアップを開始するための簡単なアイスブレイクアクティビティを試してみるのもよいでしょう。週ごと、月ごとにアクティビティを交代させるか、その日の担当者が翌日の担当者を指名する形式が一般的です。スタンドアップはたった15分間なので、アイスブレイクは2～3分以内に抑えるようにしましょう。

アイスブレイクのアイデア例:

• 今日のジョーク（事前にルールを設定：不適切な言葉や政治的な話題は禁止など）

• 今日学んだこと（興味深い事実やトリビアの共有）

• 今日のインスピレーション（感動的な引用やストーリーの共有）

• 個人的なライフハック

• おすすめの本/ポッドキャスト/映画/シリーズ

10. アクションアイテムを生成する

スタンドアップは、単なるステータス更新の場ではなく、チームがその場で問題を解決するための機会でもあります。そのため、問題が持ち上がった場合には、何らかのアクションが取られることを確認しましょう。ここで重要なのは、15分の会議の中で問題を完全に解決する必要はないということです。しかし、アクションを起こす ことは必須です。具体的なアクションとして以下のようなものがあります：

• バックログアイテムを追加する

• 別途会議をスケジュールすることに同意する

• アクションの責任者を割り当てる

• 関連するステークホルダーにメッセージを送る

スタンドアップの主な目的は、課題を認識し、それを解決するための次のステップを明確にすることです。

11. バーチャル背景を活用する

楽しい雰囲気を作る方法のひとつとして、バーチャル背景を利用してみてはいかがでしょうか？多くのプラットフォームがバーチャル背景をサポートしています。チーム全員がこの機能を利用できる（帯域幅が低い人や古いコンピュータを使っている人を排除しないように注意してください）場合は、時々バーチャル背景で楽しむのも良いでしょう。

たとえば、金曜日には全員が「最もおかしな背景」を設定する日を設けたり、水曜日には背景をコーディネートして集合写真を撮る日を作ったりすることができます。

これにより、スタンドアップの主な目的から注意をそらすことなく、チームで笑いを共有し、スタンドアップを楽しいものにすることができます。