Come eccellere nei workshop Agile: 8 regole chiave per il successo

Ho sempre trovato i workshop Agile uno strumento incredibilmente efficace per riunire i team e affrontare problemi complessi. Questi workshop fungono da crogiuolo di idee, creando un ambiente in cui il design thinking e la creatività possono prosperare.

Durante la mia carriera nella trasformazione Agile, ho visto che le formazioni più efficaci spesso assumono la forma di workshop. È un contesto in cui le persone imparano non solo ascoltando, ma partecipando attivamente e impegnandosi con il materiale trattato.

D'altra parte, un workshop condotto male può portare a una perdita di tempo e a un team demotivato. È un equilibrio che deve essere gestito con attenzione. Questo sottolinea l'importanza di condurre questi workshop nel modo giusto. Ecco quindi le regole e le strategie chiave per garantire che i tuoi workshop Agile siano un successo, produttivi e un'esperienza positiva per tutti i partecipanti.

Regola #1: La pianificazione meticolosa è fondamentale

Anche se i workshop Agile possono sembrare un po' caotici per i partecipanti, il successo di un buon workshop è invariabilmente il risultato di una pianificazione accurata. Inizia definendo chiaramente gli obiettivi che desideri raggiungere. Successivamente, pianifica e suddividi in slot temporali le attività: assegna durate specifiche per spiegare le regole, svolgere i compiti e, soprattutto, consolidare e discutere i risultati.

La fase finale del workshop, in cui si rivedono, consolidano e discutono i risultati, è cruciale. Non dedicare abbastanza tempo a questa fase può rendere il workshop inefficace, indipendentemente dagli sforzi fatti in precedenza.

Se possibile, consiglio sempre di provare in anticipo la facilitazione e fare una prova delle attività con i colleghi. Questa pratica può evidenziare eventuali ostacoli o problemi che potrebbero sorgere durante il workshop vero e proprio, dandoti l'opportunità di affrontarli in anticipo.

Regola #2: Articola chiaramente lo scopo

La resistenza ai workshop non è rara. Esperienze passate negative, scetticismo verso attività simili a "giochi" o ansia per il disordine percepito che i workshop possono comportare, possono contribuire a una resistenza iniziale. Un modo semplice ma efficace per superare questa resistenza è delineare chiaramente lo scopo del workshop.

Non limitarti a dire: "Lavoreremo su X". Invece, specifica il risultato previsto: "Creeremo/progetteremo/abbozzeremo/definiremo X". Questo fornisce una visione chiara del risultato atteso e aiuta i partecipanti a comprendere lo scopo del workshop.

Alla conclusione del workshop, riprendi lo scopo dichiarato. Riassumi ciò che è stato raggiunto in relazione all'obiettivo iniziale. Questo solidifica il valore e la produttività della sessione per i partecipanti, rafforzando lo scopo e l'efficacia del workshop.

Regola #3: Mantieni visibili le regole durante il workshop

Ecco una realtà spiacevole: le persone non sempre sono abili ad ascoltare. Nonostante i tuoi migliori sforzi per spiegare le regole, è probabile che qualcuno non colga il punto. Ripetere continuamente le stesse regole può portare a una perdita di tempo e a un rallentamento della produttività.

Per mitigare questo problema, mantieni le regole del workshop il più semplici possibile e assicurati che siano sempre visibili e accessibili ai partecipanti.

Nei workshop virtuali, considera di aggiungere uno screenshot delle regole su una lavagna digitale come Miro, o di tenere una slide con le regole sempre proiettata sullo schermo. In un workshop in presenza, puoi scrivere le regole su una lavagna o fornire dispense ai partecipanti. Questa visibilità costante manterrà le regole ben presenti a tutti, riducendo la confusione e mantenendo il workshop in carreggiata.

Regola #4: Evita di fornire esempi di output

Quando si tratta di stimolare la creatività in un workshop, fornire esempi di output può in realtà essere controproducente. I partecipanti potrebbero sentirsi limitati, circoscrivendo il loro pensiero ai confini definiti dall'esempio.

Tuttavia, è importante fornire una struttura che guidi i partecipanti: potrebbe essere una tabella da compilare, un modello da seguire o un grafico per organizzare i loro pensieri.

Se è assolutamente necessario fornire esempi, mantienili il più possibile non correlati al compito in questione. Ad esempio, se stai spiegando gli OKR a un team di sviluppo software, potresti utilizzare OKR relativi a un ristorante italiano o a un'agenzia di viaggi. L'obiettivo è aiutare i partecipanti a comprendere il concetto e il formato, senza permettere loro di replicare semplicemente l'esempio. È una questione di equilibrio tra struttura e creatività.

Regola #5: Promuovi il lavoro di gruppo

Quando conduco workshop, una strategia che utilizzo spesso è dividere i partecipanti in gruppi più piccoli per una parte del tempo. Questo può essere utile anche se si lavora con un team relativamente piccolo. Ad esempio, un team di cinque persone può essere suddiviso in gruppi di due e tre.

L'obiettivo è favorire la generazione indipendente di idee. In ogni gruppo, di solito ci sono uno o due individui più assertivi e vocali. Dividendo i partecipanti in gruppi più piccoli, l'impatto di queste voci più forti può essere ridotto, creando spazio per una gamma più ampia di opinioni.

Una volta completate le attività di gruppo, è essenziale riconvocarsi per rivedere insieme i risultati. Ho scoperto che diversi piccoli gruppi che lavorano indipendentemente tendono a produrre una quantità e una diversità di idee maggiori rispetto a un gruppo grande che lavora all'unisono.

Se il lavoro di gruppo non è fattibile, considera di assegnare del tempo a ciascun individuo per generare idee in modo indipendente. Successivamente, conduci una sessione "round-robin" per garantire che ogni partecipante abbia la possibilità di condividere le proprie idee.

Regola #6: Consolida e dai priorità ai risultati

Semplicemente fare brainstorming di una moltitudine di idee non è un modo efficace per concludere un workshop. Se cerchi risultati tangibili, è cruciale investire tempo nel consolidare e dare priorità alle idee generate, per poi prendere decisioni collettive.

Ad esempio, in un workshop volto a definire gli OKR, potresti ritrovarti con 10 diverse idee per gli obiettivi. Tuttavia, l'obiettivo dovrebbe essere concordare un numero gestibile, ad esempio 3-5. Puoi facilitare questo processo utilizzando metodi di voto (strumenti come Miro e Zoom offrono funzionalità integrate per questo), o coinvolgendo i membri del team in discussioni su cosa consolidare e come.

Questa parte del processo può diventare caotica, in particolare se sei un facilitatore esterno senza un interesse personale nelle decisioni del team. Tuttavia, è fondamentale incoraggiare i partecipanti a prendersi la responsabilità del processo di consolidamento e priorità, garantendo che tutti siano allineati sui risultati finali del workshop. In questo modo, il tuo workshop non si conclude semplicemente con una raffica di idee, ma con un piano chiaro e attuabile.

Regola #7: Incoraggia un ambiente creativo e divertente

I workshop sono progettati per accendere la creatività, e una delle peggiori cose che puoi fare è renderli eccessivamente formali o restrittivi. Consentire ai partecipanti di divertirsi durante il processo può migliorare notevolmente l'esperienza complessiva e il risultato. Incoraggia la condivisione di idee fuori dagli schemi o persino stravaganti, fai in modo che si sentano liberi di fare battute e persino di scarabocchiare su post-it, se lo desiderano. È fondamentale mantenere un equilibrio: il workshop non dovrebbe deragliare, ma nemmeno essere eccessivamente rigido.

Includere attività di ice-breaking divertenti, spunti creativi e pause (soprattutto per workshop più lunghi) può anche contribuire a creare un'atmosfera rilassata. Questi elementi non solo mantengono alti i livelli di energia, ma incoraggiano i partecipanti a ricaricare la loro energia creativa, portando infine a un workshop più produttivo e piacevole.

Regola #8: Padroneggia l'arte della facilitazione

Sebbene la facilitazione sia un argomento vasto, non si può ignorarne l'importanza nella conduzione di un workshop di successo. Per guidare il tuo workshop verso i risultati desiderati, devi incarnare il ruolo di un facilitatore abile.

Mantieni un ambiente positivo e carico di energia, che motivi i partecipanti e favorisca un'atmosfera inclusiva. La facilitazione richiede un delicato equilibrio tra guidare la conversazione e mantenerla entro i tempi stabiliti, assicurando che ogni partecipante abbia la possibilità di esprimere le proprie idee e sapendo quando consolidare e concludere le discussioni.

Inoltre, un facilitatore esperto dovrebbe essere in grado di gestire interruzioni, affrontare partecipanti ostili e dimostrare flessibilità con l'agenda basandosi sulle esigenze evolutive del gruppo. Ciascuno di questi elementi è cruciale per creare un workshop che sia non solo produttivo, ma anche piacevole e coinvolgente per tutti.

Un workshop ben condotto può rappresentare un'esperienza trasformativa per un team, aiutandolo a far emergere problemi radicati, adottare nuove prospettive o formulare soluzioni innovative. Tuttavia, senza aderire alle regole descritte sopra, un workshop potenzialmente coinvolgente e utile può rapidamente trasformarsi in un'attività monotona o caotica.

Come qualsiasi altra abilità, l'arte di condurre workshop efficaci migliora con la pratica e il feedback. Non esitare a organizzare workshop e ricorda sempre di chiedere feedback ai partecipanti successivamente. Il tuo workshop può essere un evento singolo, ma il suo impatto può stabilire il tono per un apprendimento, una crescita e un'innovazione continui all'interno del tuo team. Ecco a te il successo nei tuoi workshop!