サイロを破る: チームの回復力を高め、バス要因を回避する方法

バスファクターという概念を耳にしたことはありますか？もしご存じでないなら、ご紹介しましょう。バスファクターとは、特別な理解を必要としない非常にシンプルなアイデアです。

次の質問を自分に投げかけてみてください。「何人のチームメンバーが突発的に不在（事故や急な休暇など）になったら、チームの作業が完全に停止してしまうだろうか？」

もちろん、誰にも不幸が訪れてほしくはありませんので、このシナリオを考える際には、もう少し軽い出来事を想像するのが良いでしょう。計画的な休暇や昇進、退職などの場合には、通常、知識移転や資料共有のための引き継ぎ期間があります。しかし、同僚がバチェラーパーティーで羽目を外しすぎて、資源もなく他国に取り残されたとしたらどうでしょう（バスに轢かれるよりは前向きな想像です）。ステークホルダーが製品を心待ちにしている状況で、そのチームメンバーなしでもチームは成果を出せるでしょうか？

私が出会った多くの機能不全のチームでは、バスファクターが1というケースが珍しくありません。たった一人のメンバーを失っただけで、作業が完全に停止したり、大幅な遅延が発生したりします。もちろん、高パフォーマンスのアジャイルチームでも、一時的にメンバーを失えば困難に直面することがありますし、単純に手が足りないために遅延が発生することもあります。それでも、作業が完全に停止することはなく、残りのメンバーが作業を引き継ぎ、進行を続け、最終的には機能するプロダクトインクリメントを納品することができます。

サイロ化は、チームワークによって生じるシナジー効果を妨げるだけでなく、製品やプロジェクトに重大なリスクをもたらします。しかし、だからといって全てのチームメンバーが万能でなければならないというわけではありません。UXデザイナーがPythonのコースを受講したり、テスターがデジタルマーケティングを学ぶ必要があるでしょうか？スキルの幅を広げることは常に有益ですが、それが最適な時間やリソースの使い方であるとは限りません。そして、バックエンドエンジニアがPhotoshopやFigmaの専門家になる必要もありません。

しかし、チームメンバーは互いの役割を理解し、情報がどこに保管されているかを把握し、重要な連絡先を知っていることが必要です。いくつかの仮想的なシナリオを使って、サイロ化したチームと協力的なチームが異なる状況でどのように機能するかを見ていきましょう。

ここで登場するのがリンダです。リンダはアプリ開発チームのUXデザイナーとして働いており、Adobe XDでデザインを作成し、InVisionでプロトタイプを組み立てています。チームは現在、新機能の開発に取り組んでおり、その機能はすでに顧客に発表され、メディアでも注目を集めています。リンダはチームで唯一のUXデザイナーであり、この期待される機能のUIを最終的に仕上げる作業を進めていました。しかし、ある月曜日の朝、リンダが出社せず、電話にも出ません。

サイロ化したチームの場合

リンダが不在の間、チームメンバーはそれぞれ自分の作業範囲にのみ集中し、全体の状況を把握していません。プロダクトオーナーは仕様書を作成しますが（サイロ化したチームが正しいユーザーストーリーを作成できるのは驚きです）、iOSおよびAndroidの開発者はコードを書き、QAはその成果物をテストします。リンダがいないため、開発者たちは次の工程に進むことができず、チーム全体が代替デザイナーを探すまで作業がストップします。

新しく参加したデザイナーは、問題を理解し、これまでのアプリのバージョンを確認し、ゼロから新しいデザインを作成するのに数日を要します。その結果、機能のリリースが遅れ、顧客は失望します。

2日後にリンダが戻り、彼女は嵐によって祖父母の湖畔のキャビンに足止めされていたことを説明します。停電のために電話のバッテリーも切れてしまい、Uberを呼ぶことも同僚に連絡することもできなかったとのことです。チーム全員がリンダが無事であることに安堵しますが、リリースの遅延によりステークホルダーは不満を抱えます。

協力的なチームの場合

同じ状況を協力的なチームで考えてみましょう。リンダが出社しなくても、他のチームメンバーがすぐにデザイン作業に取り掛かるわけではありません。しかし、全員がAdobe XDやInVisionにアクセスでき、リンダがどこに作業データを保管しているかを把握しています。前日の最新版のデザインを簡単に見つけることができます。

実際には、デザインはほぼ完成しており、クリック可能なプロトタイプのおかげで機能の詳細もチーム全員が理解しています。プロダクトオーナーがボタンのいくつかについて懸念を示しますが、これは30分ほどで別チームのデザイナーが修正可能な作業です。さらに、リンダは共有ドライブにデザインガイドラインを保存しているため、他のデザイナーが迅速に対応し、作業を引き継ぐことができます。チームはリンダの安否を気にしつつも作業を続け、アプリは予定通りリリースされます。

結論

チームメンバーがサイロ化すればするほど、リスクは大きくなります。人生には予期せぬ出来事が付き物です。幸いにも、誰も「バスに轢かれる」ようなことが起こらないことを願っていますが、病気や家庭の緊急事態、あるいは映画『ハングオーバー』のような突飛な出来事（顔にタトゥー、タイガーが部屋にいるなど）も起こり得ます。

サイロを打破するというのは、すべてのメンバーがすべての作業に取り組む必要があるということではありません。しかし、必要なときにお互いの作業をカバーできるようにすることが重要です。以下のステップを実践してサイロを解消しましょう：

1. 作業ドキュメントを共有フォルダに保存するGoogle Drive、Box、Dropbox、SharePointのようなサービスを活用して、共有ストレージを簡単に設定しましょう。すべての作業中の資料を含め、ドキュメントをそこに保管することをチームメンバーに徹底させます。

2. 知識ベースを構築するベストプラクティス、一般的な手順、新しいメンバーに役立つ情報をまとめた知識ベースを作成します。新しいメンバーを頻繁に雇わない場合でも、同僚のカバーや外部の助けが必要な場合に役立ちます。

3. バックログの精査や計画セッションを一緒に行う誰がどの作業をしているか、チーム全員が把握できるようにします。

4. メンバーがお互いを助けることを奨励するタスクが専門外であっても助け合える環境を作りましょう。全員がすべてに精通する必要はありませんが、他のメンバーのツールや技術に関する基本的な知識があると役立ちます。

5. 縦切りのユーザーストーリーを作成するほとんどの場合、異なる専門分野を持つ複数のメンバーが協力することになります。これにより、相互学習が促進され、お互いのツールや技術の理解が深まります。