11 советов для эффективного проведения удалённых ежедневных встреч

Ежедневная встреча (standup) — это самое важное собрание для команды, так как она позволяет ежедневно корректировать планирование и решать возникающие проблемы на ранней стадии. Это также отличный способ поддерживать всех в курсе, вовлечёнными и мотивированными.

Проблема в том, что многие команды в удалённой среде испытывают трудности с поддержанием привычки проводить ежедневные встречи. Это становится ещё сложнее, если члены команды находятся в разных часовых поясах. Однако удалённая работа становится новой реальностью: многие переходят на полностью удалённый формат, а компании сокращают офисные площади. Как же убедиться, что ежедневные встречи проходят эффективно и выполняют своё предназначение? Вот несколько советов.

1. Камеры включены, микрофоны выключены

Да, бывают ситуации, когда кто-то не может включить видео, например, из-за низкой скорости интернета или потому, что они в данный момент кормят грудью. Но общее правило должно быть таковым: камеры включены. Это всего 15 минут, и это часть работы. В офисе вы, вероятно, были бы одеты и стояли перед другими людьми. Вы бы не надели маску для лица или футболку с пятнами, так что постарайтесь подготовиться к появлению на камере для standup (штаны по желанию).

Когда мы не видим друг друга, возникает чувство разобщённости, а простой кивок коллеги может сильно мотивировать.

С микрофонами всё наоборот — мы не всегда можем контролировать шум вокруг нас. У меня, например, есть маленькая собака, которая дышит как Дарт Вейдер, поэтому я всегда выключаю микрофон, когда не говорю. При необходимости можно попросить участников выключать микрофоны (или сделать это за них — некоторые платформы, такие как Zoom, позволяют это).

2. Каждый должен говорить

Следуйте классическому протоколу standup: каждый рассказывает, над чем он работал вчера, что планирует делать сегодня и с какими проблемами сталкивается. Говорящий назначает следующего, или фасилитатор может идти по кругу, задавая вопросы каждому участнику.

Учтите, что некоторые люди более общительны, чем другие. Иногда члены вашей команды могут стесняться упоминать о проблемах. В офисе это легче заметить благодаря невербальным сигналам, и человек может обратиться за помощью один на один. В удалённой среде таких возможностей меньше, поэтому важно убедиться, что каждый участник получил возможность высказаться и поделиться своими трудностями.

3. Меняйте фасилитаторов

Ежедневные встречи могут стать скучными, если их проводить однообразно. Меняйте фасилитаторов, чтобы привнести немного свежей энергии. Команда сможет попробовать разные стили проведения встреч. Возможно, не всё будет работать идеально, но вы получите много полезных уроков.

Ещё один вариант — проводить встречи без фасилитатора. Каждый участник назначает следующего, а последний называет того, кто начнёт следующую встречу. Это хорошо работает для зрелых команд, так как фасилитатор обычно отвечает за то, чтобы проблемы были решены. Если команда может справляться с этим коллективно, встречи без фасилитатора тоже могут быть успешными.

4. Учитывайте часовые пояса

Мы привыкли, что standup должен быть первым или последним собранием дня. Это логично: проще подвести итоги вчерашнего дня и озвучить планы на текущий.

С часовыми поясами всё сложнее. Часто единственное удобное для всех время — это середина дня, а иногда даже раннее утро или поздняя ночь. Бывают случаи, когда команды проводят два standup (Product Owner общается с разными частями команды в разное время), но это плохая практика. Команда должна оставаться единой, и Product Owner не должен быть "мостом". Лучше всего подобрать время, подходящее для всех, и просто изменить вопросы с "что ты сделал вчера?" на "что ты сделал с последнего standup?".

Если удобных временных слотов нет (например, для Токио и восточного побережья США), можно попробовать ротацию времени встреч (разные части команды "страдают" в разные дни). Однако этот вариант не всегда устойчив, и, возможно, стоит рассмотреть перераспределение команды.

5. Используйте одну ссылку для всех встреч

Как бы просто это ни звучало, я видела много пропущенных встреч из-за забытых приглашений или изменённых ссылок. Создайте одну ссылку (Zoom, Teams или другой инструмент) и сохраните её в общем доступе для всех членов команды. Чем проще система, тем меньше шансов, что кто-то забудет или запутается.

6. Показывайте бэклог

Эпоха досок с стикерами в офисе давно прошла. Однако многим людям легче воспринимать информацию визуально, поэтому показывайте экран с Jira, Trello или другим инструментом. Но не превращайте standup в обсуждение статусов задач. Главная цель — согласование приоритетов и своевременное решение проблем.

7. Для смешанных команд делайте вид, что все работают удалённо

Если хотя бы один член команды работает удалённо, проводите standup так, как если бы все были удалёнными. Это значит, что каждый участник должен подключаться со своего компьютера, даже если они находятся в одном офисе (не забудьте выключить микрофоны и звук, чтобы избежать эха). Говорить будет только тот человек, у которого включён микрофон.

Когда часть команды находится в офисе, они могут общаться друг с другом, игнорируя удалённых участников, или терять вовлечённость. Если все будут подключены через камеры, это снизит вероятность таких ситуаций, а удалённые коллеги смогут лучше слышать всё, что происходит.

8. Делитесь обновлениями, если пропустили встречу

Пропускать standup нежелательно. Но иногда случаются семейные обстоятельства, проблемы с будильником или необходимость посетить врача. В офисной среде коллеги естественным образом делятся обновлениями, когда видят друг друга, но в удалённой работе это легко упустить из виду.

Поэтому важно установить правила для таких случаев. Одно из распространённых: если вы пропустили standup, напишите свои обновления в формате "что сделал вчера, что делаешь сегодня, какие есть блокеры" и разместите их в командном канале (например, в Slack). Это может быть другой инструмент или формат, но главное — чтобы команда всегда была в курсе.

9. Используйте icebreakers

Люди перестают участвовать в standup, если не видят в них ценности или считают их скучными. Конечно, не нужно превращать встречу в стендап-шоу (хотя игра слов тут уместна), но добавить немного веселья никогда не помешает.

Хорошая идея — начать с короткого icebreaker-упражнения. Это может быть шутка, интересный факт, вдохновляющая цитата или рекомендация книги/подкаста. Важно, чтобы упражнение занимало не более 2–3 минут, так как основная цель встречи остаётся в приоритете.

Вот несколько идей:

• Шутка дня (предупредите, что шутки не должны затрагивать политику или содержать ненормативную лексику).

• Сегодня я узнал(а) (интересный факт или небольшая информация).

• Вдохновение дня (история или цитата).

• Лайфхак для жизни.

• Рекомендация книги/подкаста/фильма/сериала.

10. Создавайте задачи

Цель standup — не просто обновление статусов, а решение проблем. Если на встрече поднимается какая-то проблема, убедитесь, что вы приняли меры для её устранения. Не обязательно решать её сразу (встреча длится всего 15 минут!), но должна быть назначена задача. Это может быть:

• добавление элемента в бэклог;

• договорённость о созвоне или отправке письма;

• назначение ответственного;

• отправка сообщения заинтересованной стороне.

11. Используйте виртуальные фоны

Если платформа, которой вы пользуетесь, поддерживает виртуальные фоны (и у всех участников есть доступ к этой функции), можно иногда добавлять немного веселья. Например, по пятницам все используют самые смешные фоны, какие могут найти. Или вы координируете свои фоны, чтобы сделать совместное фото команды каждую среду.

Важно, чтобы это не отвлекало от основной цели standup, но небольшое веселье поможет улучшить командную работу и вернуть интерес к встречам.

Удалённые standups могут быть столь же эффективными, как и личные встречи, если подойти к их организации правильно. Используйте эти советы, чтобы создать продуктивные, мотивирующие и увлекательные ежедневные встречи. Ваши команда и проекты будут вам за это благодарны!