5 principes Lean pour optimiser les processus Agile

Agile et Lean sont comme des cousins. Ils partagent une origine commune dans l’optimisation des processus de travail, mais chacun a trouvé sa propre niche.

Tandis qu’Agile brille dans le développement de nouveaux produits – naviguant dans les incertitudes du "quoi construire" et du "comment offrir une valeur maximale aux clients" grâce à une exploration itérative – Lean se concentre sur la rationalisation des processus existants pour améliorer l’efficacité et éliminer les obstacles. Ce n’est pas une question d’Agile contre Lean, mais plutôt de synergie.

Agile, avec son accent sur l’adaptabilité et la valeur client, ne privilégie pas toujours l’efficacité. Pourtant, les principes Lean regorgent d’outils qui peuvent s’intégrer harmonieusement pour accroître la productivité et améliorer l’efficacité des équipes Agile. Dans cet article, nous explorons ces concepts Lean que les équipes Agile peuvent adopter pour se surpasser. Prêt à booster la productivité de votre équipe avec une touche Lean ? Allons-y.

1. Réduction des gaspillages

Lean met l’accent sur la réduction des gaspillages, divisés en trois catégories principales issues de la terminologie japonaise :

• Muda (無駄) : travail inutile.

• Muri (無理) : surcharge.

• Mura (ムラ) : incohérence.

Pour mieux comprendre le gaspillage, suivez une activité quotidienne, comme préparer un café le matin. Chronométrez le processus, observez les actions inutiles et réfléchissez à comment le rationaliser pour réduire de moitié le temps requis.

Développer une sensibilité aux gaspillages est une compétence essentielle, et leur réduction peut faire économiser des ressources précieuses. Cependant, en Agile, l’objectif n’est pas de supprimer complètement les gaspillages. Tout comme vous pourriez prendre un moment pour choisir les meilleurs grains de café ou savourer l’arôme d’un café fraîchement préparé, les équipes Agile entreprennent parfois des actions qui, à première vue, semblent inutiles, comme créer plusieurs prototypes ou explorer diverses approches. Ces efforts, bien que coûteux au départ, peuvent offrir plus de valeur aux clients. L’objectif est donc de discerner les gaspillages pour éliminer uniquement les éléments superflus.

2. Tirer, ne pas pousser

Le principe Lean du "tirer, ne pas pousser" provient de la gestion des usines et se concentre sur le contrôle des stocks. Il suggère d’attendre que l’équipe suivante dans le flux de travail demande le travail au lieu de leur imposer ce qui est terminé, facilitant ainsi l’identification des goulets d’étranglement. Imaginez une équipe fabriquant des volants pour une ligne d’assemblage de voitures : si ces volants s’accumulent et interrompent la production, cela signale un problème. En revanche, si l’équipe attend que la chaîne demande le nombre exact de volants nécessaires, tout problème de débordement sera détecté et traité plus rapidement.

En Agile, bien que nous visions des équipes transversales réduisant les transferts, le principe du "tirer" reste crucial lorsque des transferts subsistent. Permettre à la prochaine équipe ou personne de demander du travail lorsqu’elle est prête aide à identifier et résoudre rapidement les goulets d’étranglement, évitant ainsi des problèmes plus importants.

3. Visualisation du flux de travail

La gestion visuelle est une pratique bien connue des équipes Agile, qui utilisent souvent des backlogs ou des tableaux Kanban pour suivre les tâches. Mais attention : lorsque vous visualisez vos processus, surtout si c’est votre première tentative ou si vous êtes confronté à un problème, il est essentiel de représenter le flux de travail tel qu’il est réellement, et non tel que vous souhaiteriez qu’il soit. Résistez à la tentation de concevoir un flux idéal ou de résoudre tous les problèmes liés au processus en une fois.

En cartographiant l’état actuel de vos processus, vous identifierez probablement de nombreuses inefficacités. Puisque les résoudre toutes simultanément est irréaliste, privilégiez des améliorations progressives. Appliquez le principe Lean du Kaizen pour apporter des changements continus et gérables, plutôt que de viser une perfection immédiate.

4. Adopter les petites étapes

La philosophie des petites étapes consiste à se concentrer sur un nombre réduit d’éléments, ce qui présente deux avantages clés :

1. Une livraison rapide de valeur au client, permettant des retours rapides pour des améliorations futures.

2. Une optimisation des flux de travail internes pour maximiser l’efficacité.

Pour adopter efficacement cette approche, deux principes sont essentiels :

• Découper les éléments de travail en incréments viables les plus petits possibles. Les user stories, par exemple, sont un excellent outil pour fragmenter le travail en morceaux gérables contribuant à un tout (je vous invite à consulter mon article sur les user stories pour plus de détails).

• Fixer une limite de travail en cours (WIP) pour chaque étape de votre processus. Bien qu’il n’existe pas de nombre idéal universel, une bonne règle de départ est de fixer la limite au nombre de membres de l’équipe ou même en dessous, si possible. Cela favorise l’achèvement des tâches en cours avant d’en entamer de nouvelles, incitant l’équipe à se concentrer sur des résultats concrets.

5. Gestion du flux

La gestion du flux en Lean consiste à surveiller attentivement le processus de travail et à résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils surgissent. Bien que ce concept ne se traduise pas toujours directement, il reste crucial pour les équipes Agile. Avec Agile, nous travaillons sur des produits complexes impliquant des délais et dépendances qui créent des goulets d’étranglement. Bien qu’il soit impossible de les éliminer totalement, nous pouvons les atténuer. Si un goulet d’étranglement se répète, cela indique qu’il est temps de revoir et d’affiner nos processus.

Ce n’est pas une quête de perfection, mais une démarche d’évolution pour empêcher les problèmes récurrents et favoriser un flux de travail fluide, conduisant à une livraison continue de valeur.

Les équipes Agile ont beaucoup à gagner des principes Lean. Il s’agit d’une adoption sélective – intégrer les concepts Lean qui résonnent avec les pratiques Agile et les enrichissent. Le véritable test est la praticité : si une approche Lean s’accorde bien avec la dynamique de l’équipe et les objectifs produits, elle mérite d’être adoptée. Agile n’impose pas une stricte conformité à des règles, mais vise à trouver le chemin le plus sensé pour créer de la valeur. La pensée Lean peut servir de boussole précieuse dans ce voyage, nous guidant à questionner, affiner et améliorer en continu.