6 Motivi per Non Usare Mai le Stime Basate sulle Ore Lavorative

Se hai già esperienza in Agile, avrai sicuramente sentito parlare di punti storia e dimensioni T-shirt. Ma qual è il motivo di tutto questo clamore e cosa c'è di sbagliato nelle tradizionali stime in ore, giorni o settimane lavorative?

Pensiamo alle ragioni per cui abbiamo bisogno di stimare il lavoro. Nel project management tradizionale, era tutto molto semplice. Si supponeva che costruire le fondamenta richiedesse 10 giorni, costruire le mura e il tetto altri 15 giorni, e che i lavori di impiantistica e rifinitura occupassero altri 5 giorni. Voilà: 30 giorni dopo l'inizio dei lavori, si poteva iniziare con le decorazioni interne.

Questo approccio alla pianificazione permette di organizzare le risorse per arrivare al momento giusto e di avere una visione complessiva del progetto. L'azienda di costruzioni che fa questo tipo di pianificazione di solito ha una stima piuttosto accurata di ogni fase del lavoro e del numero di persone necessarie per completarla. Per esempio, potresti avere bisogno di 5 persone per il cemento e solo di 2 per i lavori elettrici.

Il concetto di ore uomo (così come giorni o settimane uomo) nasce proprio da questo mondo, ma va un passo oltre. Si presume che, se un compito richiede 5 persone che lavorano un'ora, lo stesso compito potrebbe essere completato da una persona in 5 ore.

Sulla carta, sembra tutto molto logico e consente di fare calcoli interessanti. Ad esempio, un progetto stimato in 200 ore uomo potrebbe essere completato da 4 persone in 50 ore. Oppure aggiungere una persona in più per completarlo in 40 ore. Wow! Ma c'è un problema: la realtà non funziona così. Ed ecco perché.

Motivo 1: 9 donne non possono partorire un bambino in 1 mese

Alcuni compiti richiedono un tempo fisso per essere completati, indipendentemente da quante persone siano coinvolte. Il cemento deve solidificare, l'acqua deve bollire, e il codice deve compilarsi.

Ci sono casi in cui aggiungere risorse migliora la produttività, ma solo fino a un certo punto. Ad esempio, quando mi faccio fare le unghie, aggiungere una seconda persona per lavorare su un’altra mano in parallelo potrebbe accelerare il processo. Ma se si aggiunge una terza persona, probabilmente finirà per intralciare le altre due.

Motivo 2: Ma Bob potrebbe farlo in 30 minuti...

Un team è composto da persone con competenze ed esperienze diverse. Un senior potrebbe completare un'attività in 20 minuti, mentre un junior potrebbe impiegarci più di un'ora.

Quando si stima il lavoro, su chi ci si basa? Sul senior? Questo potrebbe creare aspettative irrealistiche. Sul junior? Gli obiettivi potrebbero essere troppo conservativi. Inoltre, pre-assegnare i compiti in base alle stime personali può creare tensioni nel team.

Motivo 3: La scorsa settimana abbiamo fatto 200 ore uomo, questa settimana 150. Stiamo... migliorando?

Puoi calcolare quante ore di lavoro il team ha speso e quante ore uomo di lavoro sono state completate. Ma cosa significano realmente questi numeri?

Se questa settimana il numero cala, il team è stato meno produttivo? O hanno lavorato meno ore? Le stime basate sulle ore non rispondono a queste domande fondamentali.

Motivo 4: Sono sicuro al 95% che questa funzionalità richiederà 93,5 ore per essere completata

Gli esseri umani sono terribili nel fare previsioni sul futuro. Tendiamo a essere troppo ottimisti (ricordi l'ultima volta che hai comprato un'attrezzatura sportiva convinto di usarla regolarmente?) o a inserire margini di sicurezza eccessivi per evitare il burnout.

Inoltre, spesso non consideriamo i rischi e gli eventi imprevisti. Cosa succede se Mary si ammala per tre giorni? E se Joe deve aiutare il supporto clienti con un problema tecnico complesso? Le stime basate sul tempo potrebbero funzionare per piccoli compiti, ma diventano meno accurate man mano che il lavoro cresce in complessità.

Motivo 5: No, ti dico che ci vorranno esattamente 92 ore!

Le stime temporali sono progettate per essere precise, ma questa precisione porta a discussioni inutili e a uno spreco di tempo.

Le stime dovrebbero aiutare a ridurre le incertezze e a mettere tutti sulla stessa lunghezza d’onda. Tuttavia, discutere se un’attività richiede 35 o 36 ore spesso non vale il tempo impiegato per arrivare a una conclusione. E alla fine potrebbe rivelarsi che l'attività ne richiede 54, dimostrando quanto le stime temporali siano inaffidabili per compiti complessi.

Motivo 6: Forming, Storming, Norming, Performing

Bruce Tuckman, uno psicologo americano, ha descritto quattro fasi di sviluppo dei team: formazione, conflitto, normalizzazione, prestazione. Ogni squadra attraversa queste fasi prima di diventare pienamente produttiva.

Aggiungere un nuovo membro al team significa, in pratica, ripartire da zero e attraversare nuovamente tutte le fasi. Questo rallenta la produttività anziché migliorarla, contrariamente a quanto suggerirebbero le stime basate sulle ore uomo.

Qual è l'alternativa?

Sebbene i punti storia non siano una soluzione miracolosa, è sempre meglio utilizzare stime relative piuttosto che temporali.

Invece di stimare il tempo, il team valuta la dimensione di un'attività, considerando il tempo necessario, la complessità, le incertezze e i rischi. Anziché cercare di indovinare una dimensione assoluta, si assegna l’attività a categorie predefinite. Ad esempio:

• Scala Fibonacci modificata: 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20...

• Taglie T-shirt: XS, S, M, L, XL.

• Categorie creative: animali (rana, cane, elefante) o anche birra (pinta, brocca, barile).

Stimare in termini relativi aiuta il team a collaborare meglio, riduce le discussioni e rende più accurata la pianificazione. E misurare il lavoro in birra? Potrebbe anche aumentare il morale del team!