7 Regole Essenziali per Dare un Buon Feedback

Dare e ricevere feedback è una delle aree più difficili della vita professionale. Le difficoltà possono variare: alcune persone trovano difficile esprimere i propri pensieri e dare feedback critici, altre invece prendono tutto troppo sul personale e si offendono facilmente.

Tuttavia, il feedback è fondamentale per la crescita professionale, lo sviluppo personale e per creare un buon clima di squadra. È quindi importante imparare a fornire feedback senza ferire i sentimenti altrui e a utilizzarlo come uno strumento di crescita, piuttosto che come scusa per un bicchiere di vino in più o una confezione di ciambelle.

In questo articolo, esploreremo il processo di dare feedback. Indipendentemente dal tuo ruolo, che tu sia manager, membro del team o coach, troverai sicuramente utili i suggerimenti qui sotto, specialmente se il feedback non è il tuo punto di forza.

1. Comprendi perché stai dando il feedback

Promettimi una cosa: se il tuo unico obiettivo nel dare feedback è dire a qualcuno quanto ti infastidisce, non farlo mai. È controproducente, creerà un conflitto duraturo e alla fine si ritorcerà contro di te.

Il feedback dovrebbe sempre essere orientato a sostenere la crescita delle persone. Un feedback positivo dovrebbe incoraggiare un collega a continuare a fare ciò che sta facendo bene, mentre un feedback critico (anche se preferisco il termine "costruttivo") dovrebbe aiutarlo a capire come modificare il proprio comportamento per migliorare.

Qualunque sia il tuo ruolo nell'organizzazione, evita di adottare un tono paternalistico o di atteggiarti a insegnante. A meno che tu non sia il leader di una setta o un motivatore seguito ciecamente da tutti, questo approccio non funzionerà.

2. Pensa che le persone agiscano con le migliori intenzioni

È vero che esistono cattivi e psicopatici, ma la stragrande maggioranza delle persone cerca di fare del proprio meglio. Non cercano di irritare gli altri, di deluderli o di causare disastri. Agiscono al meglio delle loro conoscenze, competenze ed esperienze.

Il tuo collega potrebbe essere nuovo al lavoro, stanco per notti insonni con un neonato o affetto da depressione clinica, fattori che naturalmente influenzano le sue azioni. Tuttavia, è probabile che non stia cercando di danneggiare la tua reputazione o sabotare il progetto, ma che abbia semplicemente commesso un errore.

Quindi, quando dai feedback, anche se sei molto infastidito, supponi che la persona abbia fatto del suo meglio e che, per qualche motivo, abbia fallito. Il tuo obiettivo non è rimproverarla, ma aiutarla a evitare lo stesso errore in futuro. Credere che le persone siano fondamentalmente buone rende la vita molto più semplice, fidati!

3. Evita il "panino di merda"

Quando dobbiamo dare un feedback critico ma vogliamo essere "gentili", spesso la nostra prima reazione è infilarlo tra commenti positivi: "Sei un ottimo giocatore di squadra! Purtroppo i tuoi risultati di vendita di questo trimestre sono stati terribili e potremmo dover considerare il licenziamento. Ma sei anche un pasticciere eccezionale: quella torta della settimana scorsa era fantastica, potresti darmi la ricetta?"

Questo approccio, per quanto esagerato, è poco efficace. Il tuo interlocutore percepirà la falsità e penserà che tu non abbia il coraggio di affrontare direttamente la questione.

Ciò non significa che tu non debba combinare feedback positivi e negativi in una conversazione, ma evita di usare i complimenti per camuffare il vero scopo del discorso.

4. Usa esempi

Qualunque sia la natura del feedback, cerca di essere il più specifico possibile. Quando generalizzi, è difficile per chi riceve il feedback comprenderlo e trarne conclusioni utili.

Ad esempio, se dici "Ti lamenti sempre", quale reazione ti aspetti? Probabilmente la persona penserà a un'occasione in cui non si è lamentata e userà quell'esempio per difendersi.

L'ultima cosa che vuoi è un litigio, e quando una delle parti si mette sulla difensiva, è esattamente ciò che accade. Confronta questa affermazione con: "Ehi, ricordi all'ultima retrospettiva quando ti sei lamentato di Bob davanti a tutto il team? Credo che questo possa aver creato un ambiente ostile nella squadra. Forse la prossima volta potresti iniziare spiegando il tuo carico di lavoro e coinvolgere gli altri in un esercizio di prioritizzazione, così da ottenere l'aiuto di cui hai bisogno?".

L'esempio è specifico e offre un suggerimento gentile, riducendo la probabilità di una reazione difensiva. Anche se qualcuno si lamenta ad ogni incontro, concentrati su un episodio concreto: sarà molto più efficace che generalizzare.

5. Non attribuire qualità alle persone, concentrati sulle azioni

Come ti sentiresti se qualcuno ti desse dello "stupido"? Probabilmente non ti verrebbe voglia di migliorare, leggere più libri o iscriverti a un corso professionale. Ti arrabbieresti, ti sentiresti ferito e probabilmente ti innervosiresti con chi ha detto quella cosa.

Lo stesso vale per altre qualità negative. Se definisci qualcuno pigro, scortese o disimpegnato, è molto probabile che si offenda e ignori il tuo feedback. Anche qualità che sembrano neutre o positive possono essere percepite in modo negativo.

Concentrati invece sulle azioni e sull'impatto che hanno avuto su di te. Ad esempio, anziché dire "Sei stato scortese", potresti dire: "Quel commento che hai fatto la scorsa settimana quando sono entrato in riunione mi ha fatto sentire a disagio". Parlando delle tue sensazioni, è quasi impossibile che la persona le contesti.

Pensaci: se mi dici che sono stupido, il mio unico obiettivo sarà dimostrarti che hai torto. Ma se mi fai capire che un errore nei materiali che ho preparato per te ti ha messo in imbarazzo davanti al CEO, non posso negare il tuo sentimento. Questo apre la strada a una conversazione costruttiva su come evitare errori simili in futuro. Il feedback ha funzionato!

6. Dai spazio per riflettere

Spesso le persone non sono d'accordo con il feedback ricevuto. A volte hanno ragione, altre volte la loro percezione è distorta. Se il tuo obiettivo è aiutarle a migliorare, devi fare uno sforzo per chiarire gli aspetti necessari o rispondere alle loro domande.

Non affrettarti a elencare tutto ciò che hai annotato; concentrati invece sul far passare il messaggio e assicurarti che l'altra persona lo comprenda. Fai pause, invita a fare domande e chiarisci i punti poco chiari.

Potresti temere che questo approccio porti a discussioni difensive, ma torna al punto precedente: rendi la conversazione incentrata sull'impatto che le loro azioni hanno avuto su di te o sul team. Questo ridurrà le possibilità di conflitto e permetterà una riflessione costruttiva.

7. Offri consigli e supporto, se richiesti

Abbiamo già stabilito che diamo feedback per aiutare le persone a migliorare o per riconoscere un lavoro ben fatto. Sappiamo anche che la maggior parte delle persone agisce con le migliori intenzioni e cerca di fare del proprio meglio nelle circostanze date.

Il tuo obiettivo, come chi dà il feedback, è aiutare il tuo interlocutore a capire come potrebbe modificare il suo comportamento per ottenere risultati migliori o evitare errori futuri. Potresti persino offrirti di aiutare con il mentoring, il supporto su un progetto o l'insegnamento di un nuovo strumento, ma questo sarà utile solo se il tuo aiuto è ben accolto.

Se hai seguito i consigli di cui sopra, è probabile che il tuo collega sia curioso di scoprire come migliorare. Al contrario, se sei stato condiscendente, hai usato etichette negative o hai cercato di camuffare il feedback in modo poco sincero, il tuo interlocutore probabilmente si difenderà e cercherà di allontanarsi.

Dare e ricevere feedback è un'arte che si affina con il tempo. Osserva come gli altri danno feedback, rifletti su come avresti potuto fare meglio e non temere di chiedere un feedback sul tuo feedback! Ogni esperienza ti renderà più efficace.