Jira per principianti: 7 trucchi per renderti la vita più facile

Se hai appena iniziato a lavorare in una nuova azienda o ti sei unito a un nuovo team e ti senti sopraffatto da Jira, non preoccuparti! È normale avere l’impressione che niente abbia senso all’inizio, e potresti sentirti frustrato o addirittura arrabbiato.

Ma prima di rinunciare del tutto a Jira, ci sono alcune cose che puoi fare per renderti la vita più semplice. Ricorda che Jira può sembrare complicato a prima vista, ma si basa in realtà su pochi principi fondamentali. Una volta compresi questi principi, sarai in grado di navigare più facilmente e mantenere le tue schede e i tuoi ticket sotto controllo. Anche se Jira offre molte opzioni di personalizzazione, la maggior parte delle aziende utilizza una configurazione di base con personalizzazioni minime. Una volta padroneggiate le basi, sarai sulla strada giusta.

1. Comprendi la gerarchia

Capire la gerarchia di Jira è essenziale per prendere confidenza con la piattaforma. Jira ha una gerarchia chiara: l’istanza Jira, che rappresenta il sito principale, e i singoli progetti. Solitamente, ogni progetto rappresenta un team o un prodotto/progetto specifico. Prima di immergerti in Jira, prenditi un momento per capire quali progetti devi utilizzare. I progetti sono identificati da un nome, come “Inviare l’uomo sulla luna,” e da una chiave composta da poche lettere. Ogni ticket creato in un progetto ha un identificatore unico che include la chiave del progetto e un numero, ad esempio "IML-23 - Costruire un’astronave".

All’interno di ogni progetto troverai diversi tipi di ticket. I più comuni sono Epics, Stories, Tasks, Bugs e Subtasks. Gli Epics sono un tipo di ticket "genitore" che raggruppa altri ticket correlati, permettendoti di tracciare l’avanzamento complessivo. Sono ideali per grandi funzionalità del prodotto, obiettivi o altre parti complesse del lavoro che devono essere suddivise. Gli Stories, Bugs, Tasks e altri tipi di ticket (che possono variare in base alla configurazione dell’amministratore di Jira) possono essere collegati agli Epics e ulteriormente suddivisi in Subtasks.

In molti progetti, avrai tre livelli di gerarchia: Epics, tutto il resto e Subtasks.

2. Aggiungi la scheda ai preferiti

Una delle funzionalità più utili di Jira sono le schede, che mostrano una collezione di ticket in base a parametri predefiniti. Le schede possono visualizzare tutti i ticket di un singolo progetto o mostrare ticket provenienti da più progetti basati su etichette condivise (o altri parametri definiti nel filtro della scheda). Esistono due tipi di schede in Jira: Scrum e Kanban, a seconda del framework utilizzato dal tuo team. Probabilmente il tuo team utilizza una sola scheda, solitamente associata a un progetto specifico. Tuttavia, trovare la scheda giusta può essere complicato, soprattutto se il team gestisce più progetti. Per risparmiare tempo e frustrazione, aggiungi ai preferiti le schede che utilizzi quotidianamente. In questo modo, potrai accedere facilmente alla tua scheda senza dover cliccare attraverso vari progetti ogni volta. Trovare la scheda giusta è una delle attività più frustranti in Jira, quindi evita di perdere tempo inutilmente.

3. Pratica la ricerca avanzata dei ticket

La ricerca avanzata dei ticket è una delle funzionalità più potenti di Jira, ma può sembrare opprimente per i principianti. Tuttavia, non è necessario imparare tutto subito. Inizia con qualcosa di semplice, come cercare tutti i ticket assegnati a te digitando assignee="il tuo nome" nella barra di ricerca. Questo creerà un filtro che mostra solo i ticket a te assegnati, ed è un ottimo punto di partenza. Per perfezionare ulteriormente la tua ricerca, prova ad aggiungere operatori e funzioni come AND e project="nome del progetto". Questo ti permetterà di visualizzare tutti i ticket assegnati a te che appartengono a un progetto specifico.

Praticando i filtri di Jira, potrai gradualmente espandere la tua capacità di cercare ticket basandoti su scenari più complessi. Sarai sempre in grado di trovare i ticket assegnati a te, in determinati stati, e che richiedono la tua attenzione immediata. La ricerca avanzata richiede un po’ di tempo per essere appresa, ma una volta acquisita, diventerà uno strumento potente per gestire il tuo lavoro in Jira.

4. Crea la tua scheda o dashboard

Creare una scheda o un dashboard personalizzato è una funzionalità potente di Jira che spesso viene trascurata. Ti permette di creare viste personalizzate che mostrano i ticket più importanti per te. Puoi creare tutte le schede e i dashboard che desideri, e questi non influenzeranno nessun altro all'interno dell'organizzazione. Puoi persino mantenere il tuo dashboard personale nel tuo spazio, garantendo che nessun altro vi abbia accesso.

La bellezza di questa funzionalità sta nella possibilità di configurare filtri personali. In questo modo, puoi monitorare i ticket che ti appartengono e assicurarti di non perdere traccia di essi. Inoltre, puoi facilmente tenere d'occhio il progresso dei ticket rilevanti solo per il tuo lavoro. Ricorda di assicurarti che tutti i tuoi ticket siano assegnati correttamente, in modo che compaiano sulla tua scheda. In generale, questa funzionalità può migliorare notevolmente il tuo flusso di lavoro e aiutarti a restare al passo con le tue attività.

5. Usa le etichette

Jira offre diversi strumenti per aiutarti a categorizzare, dare priorità e gestire i ticket, e le etichette sono tra i più utili. Creare un’etichetta è semplice: posiziona il cursore nel campo "labels" di un ticket e inizia a digitare l’etichetta che vuoi aggiungere. Man mano che digiti, appariranno suggerimenti di etichette esistenti, ma puoi anche aggiungere un’etichetta completamente nuova. Ad esempio, se sei l’unico avvocato dell’azienda e vuoi assicurarti di non perdere nessun ticket in Jira che richiede la tua attenzione, puoi semplicemente aggiungere “legal” nel campo delle etichette ogni volta che trovi un ticket pertinente.

Se lavori in un’organizzazione grande con migliaia di etichette esistenti, è meglio controllare con il team quali etichette usano e quali sono più adatte a te. Generalmente, aggiungere un’etichetta non creerà problemi al team, ma aiuterà molto nella gestione e organizzazione.

6. Ordina la tua scheda per rank

Jira ti consente di dare facilmente priorità ai tuoi ticket semplicemente trascinandoli e modificandone l’ordine sulla scheda. Tuttavia, è importante ricordare che, affinché questa funzionalità funzioni, il filtro della scheda deve includere il codice ORDER BY Rank ASC (o DESC) alla fine. Una volta che hai preso familiarità con l'uso delle schede in Jira, controlla le impostazioni della scheda e assicurati che questo codice sia incluso nel filtro per abilitare una priorità fluida.

Vale la pena notare che cambiare l'ordine dei ticket su una scheda cambierà anche l'ordine su tutte le altre schede in cui quei ticket appaiono. Con questa funzionalità, puoi garantire che i ticket più importanti siano sempre in cima alla lista, rendendo più facile gestire il carico di lavoro.

7. Fai modifiche in blocco

La funzionalità di modifiche in blocco di Jira è uno strumento potente che ti consente di aggiornare più ticket contemporaneamente. Una volta che hai familiarità con la ricerca avanzata in Jira, puoi usarla per filtrare i ticket in base a determinati criteri, quindi selezionare i ticket che vuoi modificare e applicare azioni in blocco. Ad esempio, puoi spostare ticket in un altro progetto, cambiarne lo stato o modificarne gli attributi come assegnatario, etichetta o componente.

Tuttavia, è importante essere prudenti quando si utilizzano le modifiche in blocco, poiché queste possono influenzare più ticket contemporaneamente. Prima di apportare modifiche, verifica attentamente di aver selezionato i ticket corretti e assicurati che le modifiche non impattino negativamente altri membri del team o i processi. Tieni anche presente che alcune modifiche potrebbero essere limitate a determinati stati, progetti o tipi di ticket. Con queste precauzioni in mente, le modifiche in blocco possono farti risparmiare molto tempo ed evitare l’onere di aggiornare singolarmente ogni ticket.

Jira è uno strumento incredibilmente potente che può sembrare travolgente all'inizio, ma con un po' di pratica può diventare il tuo alleato più prezioso per gestire progetti in modo efficiente. Ottimizzando i flussi di lavoro e automatizzando attività noiose, Jira può farti risparmiare innumerevoli ore e aumentare la tua produttività. Se sei nuovo a Jira o vuoi portare le tue competenze al livello successivo, il nostro corso Jira Essentials è pensato specificamente per principianti e ti aiuterà a padroneggiare le basi in poco tempo.