Jira для начинающих: 7 советов, которые сделают вашу жизнь проще

Если вы недавно начали работать в новой компании или присоединились к новой команде и чувствуете себя потерянной в Jira, не переживайте! На первых порах нормально ощущать, что ничего не понятно, и это может вызывать разочарование или даже злость.

Но прежде чем окончательно разочароваться в Jira, есть несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы облегчить себе жизнь. Во-первых, помните, что Jira может показаться сложной на первый взгляд, но на самом деле она построена на нескольких простых принципах. Как только вы их поймёте, вам будет легче ориентироваться в Jira и управлять досками и задачами. Хотя Jira предоставляет множество возможностей для кастомизации, большинство компаний используют базовую настройку с минимальными изменениями. Поэтому, освоив основы, вы будете готовы двигаться дальше.

1. Изучите иерархию

Понимание иерархии Jira — ключ к освоению платформы. Jira имеет чёткую структуру: основной сайт (инстанс Jira) и отдельные проекты. Обычно каждый проект представляет либо команду, либо конкретный продукт/проект. Прежде чем углубляться в работу с Jira, определите, с какими проектами вам нужно работать. Проекты идентифицируются по имени, например «Полёт на Луну», и ключу, состоящему из нескольких букв. Каждая задача в проекте имеет уникальный идентификатор, включающий ключ проекта и номер, например «PLM-23 — Построить космический корабль».

Внутри каждого проекта есть несколько типов задач. Наиболее распространённые из них — это Эпики, Истории, Задачи, Баги и Подзадачи. Эпики — это задачи верхнего уровня, которые объединяют связанные задачи и позволяют отслеживать прогресс в целом. Они идеально подходят для больших функциональностей продукта, важных этапов или других сложных задач, которые нужно разбить на более мелкие части. Истории, Баги, Задачи и другие типы задач, которые могут варьироваться в зависимости от конфигурации администратора Jira, могут быть сгруппированы в Эпики и дополнительно разбиты на Подзадачи. В большинстве проектов иерархия имеет три уровня: Эпики, остальные задачи и Подзадачи.

2. Добавьте доску в закладки

Одна из самых полезных функций Jira — это доски, которые отображают коллекцию задач на основе заранее заданных параметров. Доски могут показывать задачи одного проекта или объединять задачи из нескольких проектов на основе общих меток (или других параметров, определённых в фильтре доски). В Jira есть два типа досок — Scrum и Kanban — в зависимости от используемой вашей командой методологии.

Скорее всего, ваша команда работает только с одной доской, обычно привязанной к определённому проекту. Однако поиск этой доски может быть сложным, особенно если команда управляет несколькими проектами. Чтобы сэкономить время и избежать лишних усилий, добавьте используемые доски в закладки вашего браузера. Таким образом, вы сможете легко получить к ним доступ, не переходя через множество проектов каждый раз. Поиск нужной доски может быть одной из самых сложных задач в Jira, так что не тратьте на это время зря.

3. Попрактикуйтесь в расширенном поиске задач

Расширенный поиск задач — одна из самых крутых функций Jira, но для новичков он может показаться сложным. Однако не нужно осваивать его сразу весь. Начните с чего-то простого, например, найдите все задачи, назначенные на вас, введя assignee="ваше имя" в строку поиска. Это создаст фильтр, показывающий только задачи, назначенные на вас, что уже отличный старт. Чтобы уточнить поиск, попробуйте добавить операторы и функции, такие как AND и project="название проекта". Это покажет все задачи, назначенные на вас, которые принадлежат определённому проекту.

С практикой вы сможете постепенно расширять свои возможности поиска, находя задачи по более сложным сценариям. Вы всегда сможете найти задачи, назначенные на вас, находящиеся в определённом статусе и требующие вашего немедленного внимания. Расширенный поиск задач может потребовать времени на освоение, но в итоге он станет мощным инструментом для управления работой в Jira.

4. Создайте свою собственную доску или дэшборд

Создание собственной доски или дэшборда — это мощная функция Jira, о которой часто забывают. Она позволяет вам настроить индивидуальные представления, которые показывают наиболее важные для вас задачи. Вы можете создавать столько досок и дэшбордов, сколько вам нужно, и это никак не повлияет на других сотрудников в организации. Более того, вы можете хранить свой личный дэшборд в своём рабочем пространстве, так что никто, кроме вас, не будет иметь к нему доступ.

Красота этой функции в том, что вы можете настроить фильтры для своей доски или дэшборда. Таким образом, вы сможете отслеживать только те задачи, которые относятся к вам, чтобы ничего не упустить. Кроме того, вы сможете легко следить за прогрессом задач, которые важны именно для вашей работы. Главное — убедиться, что все ваши задачи правильно назначены, чтобы они отображались на вашей доске. В общем, эта функция может значительно улучшить ваш рабочий процесс и помочь вам оставаться на высоте.

5. Используйте метки

Jira предлагает множество инструментов для категоризации, приоритизации и управления задачами, и метки — один из самых полезных. Создать метку очень просто: достаточно поместить курсор в поле "метки" задачи и начать вводить название метки, которую вы хотите добавить. При вводе появятся существующие метки в качестве предложений, но вы также можете добавить совершенно новую метку. Например, если вы единственный юрист в компании и хотите убедиться, что не пропустите задачи в Jira, требующие вашего внимания, просто добавляйте метку "legal" в поле меток для таких задач.

Если вы работаете в крупной организации с тысячами существующих меток, лучше сначала проконсультироваться с командой, чтобы узнать, какие метки они используют и какие подойдут для вас. В целом, добавление метки не создаёт никаких проблем и обычно не вызывает сложностей для команды.

6. Упорядочьте доску по рангу

Jira позволяет вам легко приоритизировать задачи, просто перетаскивая их и изменяя их порядок на доске. Однако важно помнить, что для работы этой функции фильтр доски должен включать код ORDER by Rank ASC (или DESC) в конце. После того как вы привыкнете работать с досками Jira, проверьте настройки доски и убедитесь, что этот код включён в фильтр, чтобы обеспечить плавную приоритизацию.

Стоит отметить, что изменение порядка задач на одной доске также изменит их порядок на всех других досках, где эти задачи отображаются. С помощью этой функции вы можете гарантировать, что самые важные задачи всегда будут находиться в верхней части списка, облегчая управление рабочей нагрузкой.

7. Используйте массовые изменения

Функция массовых изменений в Jira — это мощный инструмент, который позволяет одновременно вносить изменения в несколько задач. Как только вы освоите расширенный поиск задач, вы сможете использовать его для фильтрации задач по определённым критериям, а затем выбрать нужные задачи и применить массовые действия. Например, вы можете переместить задачи в другой проект, изменить их статус или обновить такие атрибуты, как исполнитель, метка или компонент.

Однако будьте осторожны при использовании массовых изменений, так как они могут повлиять на несколько задач одновременно. Перед внесением изменений дважды проверьте, что вы выбрали правильные задачи и что изменения не повлияют на других членов команды или процессы. Также помните, что некоторые изменения могут быть ограничены определёнными статусами, проектами или типами задач. Принимая эти меры предосторожности, вы сможете значительно сэкономить время и усилия, избегая необходимости обновлять каждую задачу вручную.

Jira — это невероятно мощный инструмент, который может показаться сложным на первых порах, но с небольшой практикой он станет вашим лучшим помощником в управлении проектами. Упрощая рабочие процессы и автоматизируя рутинные задачи, Jira может сэкономить вам множество часов и повысить вашу продуктивность. Если вы новичок в Jira или хотите вывести свои навыки на новый уровень, наш курс "Основы Jira" специально разработан для начинающих и поможет вам освоить основы в кратчайшие сроки.