Story points 101: guida per iniziare

Nel mio ultimo articolo, ho esplorato i vantaggi convincenti dell’utilizzo degli story points per stimare il lavoro in Agile.

Anche se intuitivamente semplici, adottare questo metodo richiede una certa preparazione iniziale. Oggi approfondiremo come introdurre la stima con gli story points in un team, assicurandoci che tu abbia tutte le informazioni necessarie per partire con il piede giusto. Che tu stia passando da un altro metodo di stima o partendo da zero, questa guida ti aiuterà a ottenere il successo.

Passo 1: Comunicare i benefici della stima al team

Prima di iniziare con il processo di stima, è fondamentale spiegare perché è importante. Alcuni team potrebbero inizialmente opporsi, temendo che la stima introduca scadenze rigide o aumenti il loro carico di lavoro. Per questo motivo, è essenziale chiarire che, in Agile, lo scopo principale della stima non è creare piani rigidi o Gantt chart.

L’obiettivo, invece, è favorire conversazioni significative sul lavoro e sviluppare una comprensione condivisa della portata complessiva. Una volta che il team prenderà confidenza con gli story points, il processo di stima sarà fluido e richiederà meno di un minuto per ogni elemento di lavoro. Una comunicazione chiara aiuterà a superare le preoccupazioni e a preparare il terreno per l’adozione degli story points.

Passo 2: Comprendere il concetto base degli story points

La chiave per implementare con successo gli story points è comprendere i principi fondamentali su cui si basano. È essenziale spiegare al team che:

• Gli story points considerano il tempo, la complessità e l’incertezza;

• Non sono unità reali e non possono essere convertiti in tempo;

• Seguono una sequenza di Fibonacci modificata, con una distanza crescente tra i numeri più grandi (1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40, 100).

Un modo efficace per illustrare questi principi è l’analogia della "macedonia di frutta". Immagina ogni frutto come un compito. Potresti confrontare i frutti in base al peso, al volume o ad altre misure tangibili. Tuttavia, preparare ciascun frutto per una macedonia richiede di considerare il lavoro necessario (lavare, sbucciare, tagliare a cubetti o addirittura a forme particolari) e l’incertezza (non conosci la dimensione delle fragole, quindi potresti doverle tagliare a metà o in pezzi più piccoli). Puoi confrontare i frutti tra loro e assegnare un valore su una scala, considerando tutti questi fattori. Ma è quasi impossibile misurare con precisione quanto sforzo richiederà ciascun frutto.

Allo stesso modo, gli story points ci forniscono uno strumento per valutare lo sforzo relativo degli elementi di lavoro in un modo molto più sfumato e pratico rispetto alle stime basate solo sul tempo.

Passo 3: Stabilire un punto di riferimento

Ora arriva la parte divertente! Riunisci il tuo team e scegli un elemento di lavoro che fungerà da punto di riferimento, il tuo "5" sulla scala degli story points. L’elemento scelto dovrebbe soddisfare i seguenti criteri:

• Tutti nel team comprendono la sua portata. Consiglio di scegliere un compito già completato, in quanto garantisce una piena comprensione del lavoro richiesto.

• Non è né troppo grande né troppo piccolo, rappresentando una dimensione media del lavoro nel tuo team.

• Può essere completato idealmente in meno di una settimana. Se i tuoi elementi medi richiedono una settimana o più, consiglio vivamente di provare a suddividerli in compiti più piccoli.

Non pensare troppo a questa fase. Non esiste una scelta giusta o sbagliata. Una volta scelto un elemento, congratulazioni! Hai stabilito il tuo punto di riferimento e sei pronto a iniziare a utilizzare gli story points per la stima.

Passo 4: Iniziare il processo di stima

Ora che hai un punto di riferimento, è il momento di iniziare il vero e proprio processo di stima. Per prima cosa, scegli l’elemento di lavoro più rilevante in cima al backlog. Non pensarci troppo: concentrati sui compiti che sembrano più urgenti.

• Chiarisci il contesto. Il Product Owner o la persona che ha proposto il compito può fornire dettagli aggiuntivi, e i membri del team dovrebbero sentirsi liberi di fare domande. Questo è il momento in cui potresti renderti conto che i tuoi elementi di lavoro – siano essi ticket Jira, schede Trello o altro – mancano di dettagli cruciali. Se non è chiaro cosa fare, affronta il problema nella prossima retrospettiva!

• Vota simultaneamente. Se lavori in presenza, puoi usare carte da planning poker. Per i team remoti, strumenti come Team O’Clock o PlanningPokerOnline.com possono essere utili. Durante la votazione, confronta il nuovo elemento con il punto di riferimento. Se è leggermente più grande, è un 8; se è significativamente più grande, un 13 e così via.

• Gestisci le discrepanze. Se tutti concordano sul numero (evento raro, soprattutto all’inizio), assegna quel valore di story points all’elemento e passa al successivo. In caso di disaccordo, i membri con i numeri più alti e più bassi devono spiegare il loro ragionamento. Dopo una breve discussione, fai un secondo turno di votazione, poi prosegui. Questa è un’opportunità per scoprire opinioni divergenti sulla portata del lavoro e lavorare per allinearle.

Passo 5: Praticare regolarmente

Le prime sessioni di stima potrebbero sembrare un po’ goffe e dispendiose in termini di tempo. Le discussioni potrebbero essere lunghe e inizialmente ci potrebbe essere confusione. Non preoccuparti, non sarà sempre così.

Queste prime difficoltà spesso indicano che stai scoprendo problemi nella definizione della portata del lavoro, un’opportunità preziosa per introdurre strumenti come user stories, criteri di accettazione e definizioni di "Ready" e "Done". Tuttavia, fai attenzione a non introdurre troppi concetti nuovi contemporaneamente per non sopraffare il team.

Dal secondo incontro di stima in poi, mira a stimare abbastanza lavoro per una settimana o per uno sprint se stai lavorando in sprint. Questo ti permetterà di iniziare a monitorare la tua velocità.

Gradualmente, la stima diventerà una parte di routine del processo del tuo team e richiederà solo pochi minuti. La chiave per una buona implementazione è la coerenza. Continua a praticare e vedrai emergere i benefici della stima con gli story points.

Regole fondamentali della stima con gli story points

Nel mondo della stima con gli story points, ci sono alcune regole fondamentali da seguire per garantire un utilizzo efficace dello strumento e mantenere lo spirito Agile.

1. Non confrontare mai le velocità dei team.Ricordi come abbiamo scelto il punto di riferimento in modo arbitrario? Ogni team avrà un punto di riferimento completamente diverso, quindi un team che completa 300 story points a settimana non è necessariamente migliore o peggiore di uno che ne completa 20.

2. Non stimare mai come individui. La stima dovrebbe sempre essere un esercizio di gruppo: lo scopo principale è avere conversazioni significative e rompere i silos. Anche se c’è un solo designer nel team, dovrebbe coinvolgere gli altri membri nella stima dei suoi compiti. Questo aiuta tutti a comprendere chiaramente la portata del lavoro e a sapere cosa stanno facendo gli altri.

3. Votate sempre insieme e non permettete a nessuno di esprimere la propria stima prima della votazione.L’obiettivo è avere opinioni imparziali condivise e discusse. Considera un tirocinante che ritiene un compito un 13 ma si sente incapace di contraddire un senior che ha già dichiarato che è un 8.

4. Non fare la media dei voti; attieniti alla scala. Se i voti oscillano tra 8 e 13, non scegliere 10 o 11. Usiamo questa scala proprio perché accettiamo che non possiamo essere precisi con gli elementi di lavoro più grandi. Se sei indeciso, scegli semplicemente il numero più grande.

5. Non perdere troppo tempo con gli elementi piccoli.Discutere se un compito è un 1, 2 o 3 non vale il tuo tempo. Assegna semplicemente il numero più alto e vai avanti. Alcuni mazzi di planning poker hanno una carta "1/2" – ti consiglio di eliminarla immediatamente, poiché non vale il tempo necessario per discutere se un elemento sia "1/2" o "1".

6. Resisti alla tentazione di fare del "1" il tuo punto di riferimento.Scegliamo il "5" per una ragione: ci permette di andare sia verso l’alto che verso il basso, facilitando la comprensione del concetto di stima relativa. Se inizi con "1", potresti essere tentato di usarlo come unità di misura, il che non è il nostro obiettivo. Invece, confrontiamo ogni nuovo elemento con il precedente e lo collochiamo nel "bucket" appropriato.

7. Non misurare mai la "velocità individuale".Le persone in un team hanno livelli di seniority ed esperienza diversi, e i membri senior spesso dedicano tempo a fare mentoring o abilitare gli altri. Misurare la velocità personale non fornisce una visione accurata del lavoro svolto e potrebbe causare tensioni all’interno del team.

8. Non cercare di "migliorare la velocità".Il tuo team sta già lavorando sodo e completando una quantità significativa di lavoro. Spingerli a fare di più non è un obiettivo produttivo. Invece, dovremmo concentrarci sul comprendere meglio il valore per il cliente, priorizzare in modo efficace, ridurre gli sprechi e puntare a risultati migliori. Cercare di aumentare la velocità potrebbe semplicemente portare a un cambiamento di scala – ciò che prima era un "5" diventa un "8", dando l’impressione che il team stia facendo di più quando non è così.

9. Va bene cambiare una stima in seguito, ma non esagerare. Se ti rendi conto che un elemento stimato come "3" è in realtà un "13" perché qualcosa è stato trascurato, puoi aggiornare la stima. Tuttavia, non sprecare troppo tempo a rivedere continuamente le stime. Finché la portata è stata chiarita, la stima ha raggiunto il suo scopo.

10. Non trattare la stima come un impegno del team.Per esempio, se misuri la velocità del team come 50 story points a settimana e stimi un progetto grande come 200 story points, non aspettarti automaticamente che venga completato in 4 settimane. Le stime non sono sempre precise, e spesso emergono interruzioni o elementi di lavoro urgenti. Se hai bisogno che il team si impegni a una data specifica (e valuta attentamente se ne hai davvero bisogno – le scadenze possono essere problematiche), è necessario parlarne esplicitamente con il team e ottenere un impegno diretto.

Spero che questa guida ti abbia fornito una ricca serie di suggerimenti e strumenti utili per iniziare a utilizzare la stima con gli story points. Questa tecnica può diventare un elemento incredibilmente prezioso per il tuo team, contribuendo a migliorare la trasparenza, favorire una comunicazione migliore e rivelare eventuali problemi nascosti che potrebbero influire sulle prestazioni del team.

Consiglio vivamente di provarla – potresti essere sorpreso da quanto possa essere benefica. Buona fortuna nel tuo percorso verso una stima del lavoro Agile più efficiente ed efficace!