Как проводить успешные Agile-воркшопы: 8 ключевых правил успеха

Я всегда считала, что Agile-воркшопы — это невероятно эффективный инструмент для объединения команды и решения сложных проблем. Эти воркшопы создают среду, где дизайн-мышление и креативность могут процветать.

В течение моей карьеры, связанной с Agile-трансформациями, я заметила, что самые действенные тренинги часто принимают форму воркшопов. Именно в этом формате люди лучше всего учатся, не только слушая, но и активно участвуя и взаимодействуя с материалом.

Однако неудачно проведённый воркшоп может привести к потраченному впустую времени и демотивации команды. Это тонкий баланс, который необходимо тщательно соблюдать. Именно поэтому важно проводить воркшопы правильно. Давайте разберём основные правила и стратегии, которые помогут вам сделать ваши Agile-воркшопы успешными, продуктивными и положительными для всех участников.

Правило №1: Тщательное планирование — залог успеха

Хотя Agile-воркшопы могут показаться участникам немного хаотичными, успех хорошего воркшопа всегда обусловлен тщательным планированием. Начните с чёткого определения целей, которых вы хотите достичь. Затем запланируйте и установите временные рамки для каждой активности — от объяснения правил до выполнения задач и, что особенно важно, обсуждения результатов.

Финальная часть воркшопа, где вы анализируете, объединяете и обсуждаете результаты, имеет первостепенное значение. Если не выделить на неё достаточно времени, воркшоп может оказаться бесполезным, несмотря на все предыдущие усилия.

По возможности я всегда рекомендую репетировать фасилитацию и проводить пробный запуск активностей с коллегами заранее. Это помогает выявить возможные проблемы и устранить их до проведения основного воркшопа.

Правило №2: Чётко формулируйте цель

Сопротивление воркшопам — явление не редкое. Негативный опыт в прошлом, скептицизм по поводу «игровых» активностей или беспокойство из-за кажущегося хаоса воркшопов могут вызывать у участников первоначальное недоверие. Простой, но эффективный способ преодолеть это — чётко сформулировать цель воркшопа.

Не ограничивайтесь фразой: «Мы будем работать над X». Вместо этого уточните ожидаемый результат: «Мы создадим/разработаем/определим X». Это даёт участникам ясное понимание конечной цели и смысла воркшопа.

По завершении воркшопа вернитесь к заявленной цели. Подведите итог того, что было достигнуто в рамках изначально поставленных задач. Это укрепит понимание ценности воркшопа и продемонстрирует его эффективность.

Правило №3: Держите правила на виду

Вот не самый приятный факт: люди не всегда внимательно слушают. Несмотря на все усилия объяснить правила, кто-то может их пропустить. Постоянное повторение одних и тех же правил отнимает время и снижает продуктивность.

Чтобы избежать этого, старайтесь сделать правила воркшопа максимально простыми и всегда держите их в поле зрения участников.

Для виртуальных воркшопов добавьте скриншот с правилами в Miro или оставьте слайд с правилами на экране в течение всего времени. На очных воркшопах напишите правила на доске или раздайте участникам памятки. Такая видимость правил помогает минимизировать путаницу и поддерживать фокус участников на задачах.

Правило №4: Не давайте пример готового результата

Когда речь идёт о стимулировании креативности на воркшопе, примеры конечного результата могут сыграть обратную роль. Участники могут почувствовать ограничения и сосредоточиться исключительно на рамках, заданных примером.

Тем не менее, важно предоставить структуру, которая поможет участникам — это может быть таблица для заполнения, шаблон или структура диаграммы для организации мыслей.

Если же примеры необходимы, выбирайте такие, которые максимально далеки от текущей задачи. Например, объясняя OKR команде разработчиков, вы можете использовать примеры OKR для итальянского ресторана или туристического агентства. Это поможет участникам понять концепцию и формат, не давая им возможности просто скопировать пример. Важно найти баланс между структурой и свободой творчества.

Правило №5: Поощряйте работу в группах

В своих воркшопах я часто использую стратегию деления участников на маленькие группы, даже если команда небольшая. Например, команду из пяти человек можно разделить на группы по два и три человека.

Цель — стимулировать независимое генерирование идей. В каждой группе обычно есть один-два участника, которые более активны и доминируют в обсуждении. Разделение на группы снижает влияние этих более громких голосов, давая пространство для более широкого спектра мнений.

После завершения групповой работы важно собрать участников вместе и обсудить результаты. Опыт показывает, что несколько маленьких групп, работающих независимо, обычно генерируют больше идей и разнообразных перспектив, чем одна большая группа.

Если групповая работа невозможна, выделите время для индивидуального генерирования идей, а затем проведите раунд обсуждений, чтобы каждый участник мог поделиться своими мыслями.

Правило №6: Консолидируйте и приоритизируйте результаты

Простое генерирование множества идей — это недостаточный способ завершить воркшоп. Если вы хотите получить конкретные и практические результаты, важно выделить время для объединения идей, их приоритизации и принятия коллективных решений.

Например, если цель воркшопа — установить OKR, в итоге у вас может появиться 10 разных идей для целей. Однако стоит сосредоточиться на достижении разумного количества, например, 3–5. Для этого можно использовать методы голосования (например, встроенные функции в Miro или Zoom) или провести обсуждения с командой о том, что можно объединить или как лучше расставить приоритеты.

Этот процесс может быть сложным, особенно если вы являетесь внешним фасилитатором, который не принимает непосредственного участия в решениях команды. Однако важно, чтобы участники взяли на себя ответственность за консолидацию и приоритизацию, чтобы все согласились с итоговыми результатами воркшопа. Таким образом, вы завершите воркшоп не просто набором идей, а чётким и выполнимым планом.

Правило №7: Создавайте атмосферу творчества и удовольствия

Воркшопы предназначены для стимулирования креативности, и одна из худших ошибок — сделать их излишне формальными или ограничивающими. Возможность участников получать удовольствие от процесса может значительно улучшить общее восприятие воркшопа и его результаты. Поощряйте участников предлагать необычные или даже шутливые идеи, шутить и рисовать на стикерах, если они этого хотят.

Важно соблюдать баланс: воркшоп не должен выйти из-под контроля, но и излишняя строгость может подавить творческую энергию.

Добавление весёлых активностей для разминки, оригинальных заданий или запланированных перерывов (особенно для длинных воркшопов) может помочь создать расслабленную атмосферу. Эти элементы не только повышают уровень энергии, но и способствуют восстановлению творческих сил участников, что в конечном итоге приводит к более продуктивному и приятному воркшопу.

Правило №8: Освойте искусство фасилитации

Фасилитация — это обширная тема, но её важность нельзя недооценивать при проведении успешного воркшопа. Чтобы достичь желаемых результатов, фасилитатор должен обладать определёнными навыками и подходами.

Создавайте позитивную и энергичную атмосферу, которая мотивирует участников и способствует инклюзивности. Фасилитатору необходимо находить баланс между управлением обсуждением и соблюдением временных рамок, предоставлением участникам возможности высказываться и умением завершить дискуссию в нужный момент.

Кроме того, опытный фасилитатор должен уметь справляться с помехами, управлять сложными участниками и быть гибким по отношению к изменению повестки в зависимости от потребностей группы. Все эти элементы необходимы для создания воркшопа, который будет не только продуктивным, но и увлекательным для всех участников.

Хорошо проведённый воркшоп может стать трансформирующим опытом для команды, помочь выявить глубокие проблемы, взглянуть на ситуацию с новой точки зрения или разработать инновационные решения. Однако без соблюдения описанных выше правил потенциально полезный воркшоп может превратиться в рутинное или даже хаотичное мероприятие.

Как и любой другой навык, искусство проведения эффективных воркшопов совершенствуется с практикой и отзывами участников. Поэтому не бойтесь организовывать воркшопы и всегда запрашивайте обратную связь после их завершения.

Ваш воркшоп может быть единичным событием, но его влияние может задать тон для дальнейшего обучения, роста и инноваций в вашей команде. Пусть ваши воркшопы вдохновляют, вовлекают и приносят результаты!